Grundrecept för framgångsrikt RPA-införande

Med Robotic Process Automation (RPA) och intelligent automation kan manuella repetitiva processer automatiseras. Tekniken frigör tid för värdeskapande arbete, minskar personberoendet och processkostnaderna samt ökar verksamhetens flexibilitet. Men för att kunna dra nytta av automationens fulla potential finns några gyllene regler som bör följas.

Utifrån de RPA-projekt Precio Fishbone genomfört de senaste åren och våra erfarenheter av automation har vi formulerat nedanstående fem grundregler för ett lyckad RPA-införande. Vill du få en djupare beskrivning av grundreglerna kan du ladda ned vårt whitepaper Grundrecept för framgångsrikt RPA-införande.

Grundregel 1: Skapa ett väl underbyggt verksamhetscase

Precis som i vilket investeringsprojekt som helst måste även ett RPA-projekt föregås av en kostnads- och nyttoanalys. Ju noggrannare faktabaserad analys som görs, desto större blir framgången. Det är lätt att tro att all automation är bra eftersom det leder till högre effektivitet och minskar manuellt arbete. Antagandet riskerar leda till alltför grunda analyser och val av fel processer. Det finns säkerligen hundratals processflöden i din verksamhet som kan automatiseras och det enda sättet att veta vilken eller vilka som är värda att satsa på är att analysera och jämföra dem.

En väl underbyggd analys minskar också risken för tråkiga överraskningar. Till exempel är det vanligt att licenskostnader förbises vid RPA-kalkyler. Om roboten behöver gå in ert affärssystem och hämta eller registrera data så kan det vara förknippat med en ny användarlicens. Och handlar det om många licensbegränsade system och externa tjänster som roboten använder kan kostnaden bli betydande.

Ladda ned vårt whitepaper Grundrecept för framgångsrikt RPA-införande för att se en enkel mall till en kostnads- och nyttoanalys av RPA.

Grundregel 2: Hitta de mest värdefulla processerna att automatisera

För att hitta automationskandidater som ger bäst effekt eller avkastning initialt finns en enkel tumregel: Börja med enkla processflöden som tar mycket arbetstid och som inte är behäftade med krångliga analytiska beräkningar eller valsituationer. Analytikern Craig Le Clair på Forrester Research har formulerat The Rule Of Five för att hitta rätt processer att automatisera. Metoden består av tre enkla regler med siffran fem som den gemensamma nämnaren:

Inte fler än 5 beslutssituationer.
Inte fler än 5 applikationer.
Inte mer än 500 musklick.

I regel är det lämpligt att trimma och standardisera de processer som ska automatiseras innan roboten programmeras. I enlighet med Le Clairs tredje regel kan man förenklat se det som att antalet musklick ska minimeras så långt det går. Det kräver förvisso en del arbete och tid, men kommer att löna sig på sikt genom en mer hållbar automation och bättre resultat.

Grundregel 3: Begränsa robotarnas frihet

Precis som när en ny medarbetare tilldelas inloggningsuppgifter uppstår även en ny potentiell säkerhetsrisk när en robot medges åtkomst till interna system. Därför bör robotens rörelsefrihet omgärdas av minst lika höga säkerhetsregler som en anställds. Det innebär bland annat att:

Robotens livscykel och identitet ska behandlas som en unik IT-tillgång.
Säkerställ fullständig spårbarhet till robotens exekveringar.
Analysera och avvärj risken för felaktig hantering och distribution av säkerhetsklassad samt personlig och integritetsskyddad data. Säkerställ robotens efterlevnad av GDPR.
Skapa separata miljöer för utveckling och tester.
Utsätt roboten för minst lika hårda penetrations- och säkerhetstester som ert affärssystem innan den driftsätts i produktionsmiljön.

Det är också bra att tilldela ansvaret för roboten och automationsprocessen till en eller ett fåtal medarbetare med samma eller högre roll- och systembehörighet. Om något behöver utredas, stämmas av eller om roboten stannar behöver den eller dessa personer kunna utföra samma uppgifter och gå in i samma system som roboten.

Grundregel 4: Skapa en aktiv förvaltningsorganisation

Ett potentiellt hinder för framgångsrik robotisering är bristfällig förvaltning och automationsstrategi. Verksamheten är i konstant förändring, vilket kräver kontinuerlig uppföljning och justeringar av robotens utförande. Det finns också alltid fler verksamhetsprocesser att automatisera. Skaleffekten av robotisering är oändlig. Ju fler processflöden som kan automatiseras desto högre blir kostnadseffekten och verksamhetens flexibilitet och snabbrörlighet. Dessutom rör sig RPA och andra automationsteknologier snabbt framåt, så det gäller att hålla ett vakande öga på utvecklingen.

Grundregel 5: Sätt människan i centrum

Det lär dröja innan vi får se helt automatiserade och självgående verksamheter. Till dess är det människorna som håller i nycklarna till robotarnas prestationer. Utveckla därför automationen med robotens mänskliga medarbetare i centrum för dess liv och arbete. Det måste till exempel finnas rutiner för vad som ska göras när roboten gör fel eller stannar. Låt säga att ni utvecklar en robotiserad virtuell kundsupport. Hur och när kliver en av robotens medarbetare in när roboten ger en kund fel svar, eller inget svar alls?

Fundera också på hur de medarbetare som påverkas mest av robotiseringen kan göras delaktiga i RPA-projektet. Det handlar dels om att med deras processkunskaper optimera automationen, dels om att få dem med på resan.

Vill du få en djupare beskrivning av ovanstående fem grundregler kan du ladda ned vårt whitepaper Grundrecept för framgångsrikt RPA-införande.

Lär dig mer om RPA

Vill du veta mer om RPA? Ta del av vår webcast Effektivisera och automatisera din verksamhet med Robotic Process Automation och vårt whitepaper Förenkla för dina medarbetare med Robotic Process Automation.

I bloggposten RPA skapar snabbrörlighet och verksamhetsnytta på kort tid får du veta hur du med RPA snabbt åstadkommer verksamhetsförbättringar och större flexiblitet. Bloggposten Säkra roboten i fem steg visar hur du kvalitetssäkrar ett RPA-projekt från start till förvaltning. Vill du ha några enkla tumregler inför byggandet av din första robot kan du läsa bloggposten Fyra saker att tänka på inför robotisering.

Du kan också läsa om hur våra kunder har förbättrat sina verksamheter med RPA i bland annat Korrekta fraktrater och tid för annat med E-Bot på Ekman och Energimyndigheten vässar kvaliteten och spar tid med sin virtuella medarbetare.