Säkra RPA-roboten i fem steg

Vid första anblicken ser Robotic Process Automation (RPA) enkelt ut. Det är också betydligt mindre tidskrävande och mer kostnadseffektivt att låta en RPA-robot hantera verksamhetsprocesser än att nyutveckla en applikation för ändamålet. Men precis som vid traditionell systemutveckling måste varje steg på vägen kvalitetssäkras för att frukterna av en RPA-satsning ska kunna skördas.

Det är lätt att bli ivrig och vilja få en robot på plats så snart man förstått vad RPA kan åstadkomma och att det egentligen ”bara” handlar om att digitalt imitera manuella processer. Visst är skapandet av själva roboten relativt enkelt, men om inte förarbetet görs ordentligt och med eftertanke är risken stor att roboten inte levererar önskvärt resultat. I värsta fall kan den göra fel och orsaka merarbete istället för att spara tid och pengar. Här visar vi hur varje fas i ett RPA-projekt bör kvalitetssäkras.

Steg 1: Identifiera, standardisera och dokumentera

En av de största utmaningarna i ett RPA-projekt är att identifiera de processer som genom automatisering kan generera stora kostnadsbesparingar. Det kan också finnas andra effektmål, som att göra processerna mindre personberoende eller att eliminera risken för manuella felregistreringar. Oftast handlar det dock om att hitta tidskrävande och återkommande manuella processer.

När processerna identifierats behöver effekterna och verksamhetsnyttan av en RPA-lösning definieras, beräknas och analyseras. På detta sätt kan olika processer vägas mot varandra för att se vilka tänkbara automationer som ger bäst avkastning.

Därefter måste processerna kartläggas i detalj för att se hur pass homogena och stringenta de är. En RPA-robot kan bara utföra det förväntade. Om en process innehåller många avvikelser och undantagsfall kan det bli svårt och kostsamt att automatisera flödet. Finns det dessutom en risk att nya oväntade situationer kan uppstå i flödet kommer roboten att stanna eller generera felaktiga resultat. I dessa fall är det lämpligt att standardisera processen så att inget utrymme för variationer finns innan roboten programmeras.

Efter utvärdering och kartläggning av lämpliga processer att automatisera bör varje processteg dokumenteras inför utvecklingsfasen. Dokumentering kan göras med processmodeller, texter och video. RPA-programmeraren behöver känna till varje kommando, valsituation, datafångst och registrering. Ju noggrannare dokumenteringen görs, desto enklare och mer kostnadseffektivt blir utvecklingen av roboten. Dokumenteringen fungerar också som underlag vid löpande avstämningar och kvalitetsuppföljning.

I våra kundprojekt använder vi ett väl beprövat ramverk för RPA-utveckling med bland annat mallar för processbeskrivningar och guider för att identifiera lämpliga processer att automatisera. Till exempel använder vi UiPaths Process Definition Document (PDD) för att i detalj kartlägga en process.

Steg 2: Inventera, designa och organisera

Det ställs samma krav på design, källkodshantering, testning, validering och granskning i ett RPA-projekt som i vilket systemutvecklingsprojekt som helst. Det enda som skiljer är valet av verktyg. Och precis som med andra IT-system är risken för fel och avbrott mindre i en liten väl avgränsad systemmiljö än i en stor komplex miljö. Ofta märks inte eventuella brister i systemet förrän både verksamheten och systemfloran växer.

För att få en robust och skalbar RPA-lösning måste lösningen designas utifrån en grundlig inventering och analys av systemberoenden samt kapacitets- och säkerhetskrav idag och imorgon. Det gäller inte minst att undersöka hur interagerande system kommer att fungera och förändras med tiden. Om till exempel en uppgradering av ert affärssystem planeras inom en överskådlig tid måste de logiska konsekvenserna av systemförändringen specificeras i underlaget till RPA-kodningen. Det räcker med att ett menyval i affärssystemet döps om eller flyttas för att roboten inte ska kunna fullfölja processen eller utföra fel kommando.

På samma sätt måste framtida kapacitetskrav beräknas så att inte ökade anrops-, transaktions- och registreringsvolymer tynger ned automatiseringen eller skapar så kallade timeout-fel och avbrott.

Enligt en undersökning 2019 av Forrester Research upplevde knappt 19 % av de organisationer som infört RPA att deras lösningar hade en tillfredställande skalbarhet och prestanda. De främsta hindren mot detta uppgavs vara brister i förberedande analyser och processkartläggning, engagemang, förvaltnings- och driftsorganisation. Vikten av att ta fram ett genomtänkt regelverk för och bemanna den löpande driften och förvaltningen av en RPA-lösning med rätt kompetens kan inte nog understrykas. En RPA-robot sköter sig inte själv, utan kräver kontinuerlig översyn och uppföljning.

För en stabil och säker automation måste även en analys av eventuella informations- och säkerhetsrisker göras. Precio Fishbone är ISO 27001-certifierade och använder vanligtvis OWASP ASVS (Application Security Verification Standard) som ramverk för att utvärdera säkerheten.

Genom att se till att roboten bara utbyter data lokalt inom organisationens domän kan också säkerhetsrisken minimeras. När vi i våra kundprojekt ser ett behov av att överföra verksamhetsdata utanför domänen görs alltid en säkerhetsanalys tillsammans med kunden. Det externa datautbytet kan säkras med bland annat kryptering och andra säkerhetslösningar.

Steg 3. Utveckla, testa och analysera

Det finns ett antal förutsättningar som måste uppfyllas under utvecklingsarbetet för att säkerställa robotens kvalitet och säkerhet. Pålitliga system för versions- och ändringshantering samt dokumentation av källkoden är hygienfaktorer i ett utvecklingsprojekt och ska vara på plats innan utvecklingen påbörjas. Dessutom bör en autentisk testmiljö skapas, i vilken systemplattformen och alla interagerande system installeras i rätt versioner. Fortfarande strandar många RPA-projekt till följd av att källkodens olika versioner och ändringar inte hanterats korrekt. Även slarv med koddokumentation förekommer, vilket försvårar och fördyrar felhantering och vidareutveckling.

I våra kundprojekt använder vi UiPaths utvecklingsplattform Studio. I denna plattform finns bland annat kraftfulla verktyg för flödeskontroll, testning, versions- och ändringshantering. Vi tillämpar en agil utvecklingsmetodik där roboten byggs och testas stegvis för att effektivt säkra varje process i automationen innan nästa robotkomponent kodas.

För att kunna genomföra bra och verklighetstrogna tester av utvecklingskoden måste testfallen baseras på autentiska data. Annars går det inte att validera testresultaten eller att identifiera felaktiga exekveringar och eventuella felkällor.

Steg 4: Implementera och trimma

När roboten testats och godkänts för säker och stabil automation är det dags för driftsättning i den verkliga systemmiljön. Under implementationsfasen är det särskilt viktigt att ha beprövade logg-, fel- och ärendehanteringssystem som effektivt fångar upp eventuella felaktiga exekveringar. För även om roboten utsatts för rigorös testning i utvecklingsfasen så finns det risk att nya situationer uppstår i den verkliga miljön som inte omfattats av simuleringarna. Därför är det lämpligt att driftsätta roboten i en inledande pilotfas för att kunna verifiera robotens arbetsresultat i begränsad skala. På så sätt kan roboten successivt och under medarbetarnas uppsikt överta deras uppgifter.

De avvikelser som inträffar under pilotfasen tas omedelbart om hand för att finjustera robotens egenskaper. När felmarginalen är på en tillfredställande nivå kan automationen införas i full skala.

Steg 5: Automatisera avvikelsehantering

Hur mycket du än planerar så kommer verksamheten och systemmiljön förr eller senare att förändras på ett oförutsägbart sätt. Det kan handla om företagsuppköp, vilket medför nya systemintegrationer, eller små ändringar i ett system som ni inte informerats om av leverantören.
Även under förvaltningsfasen måste därför systemen för felhantering och testning vara i kontinuerlig drift och uppsikt för att hålla robotens prestanda på topp. Nya fel kommer att inträffa, men genom schemalagd automatisk testning och snabb avvikelsehantering kan avbrott och fel proaktivt avvärjas.

Lär dig mer om RPA

Vill du veta mer om RPA? Ta del av vår webcast Effektivisera och automatisera din verksamhet med Robotic Process Automation och vårt whitepaper Förenkla för dina medarbetare med Robotic Process Automation.

I bloggposten RPA skapar snabbrörlighet och verksamhetsnytta på kort tid får du veta hur du med RPA snabbt åstadkommer verksamhetsförbättringar och större flexiblitet.

Du kan också läsa om hur våra kunder har förbättrat sina verksamheter med RPA i bland annat Korrekta fraktrater och tid för annat med E-Bot på Ekman och Energimyndigheten vässar kvaliteten och spar tid med sin virtuella medarbetare.