Korrekta fraktrater och tid för annat med E-Bot på Ekman

Handelshuset Ekman & Co har infört en RPA-lösning för att automatisera en mängd manuella processer. Robotens första arbetsuppgift är att registrera fraktrater. Lösningen frigör tid och resurser och säkerställer att kostnadsunderlagen alltid är korrekta.

– Vi kommer att spara mycket tid på att låta vår virtuella robot ta över flera av våra manuella processer. Det ger oss tid till annat och risken för felaktiga beräkningar och inmatningar elimineras, vilket säkerställer korrekt data i vårt affärssystem. Dessutom minskar personberoendet i processerna, säger Lena Öhrn, CIO på Ekman & Co.

Tusentals parametrar för frakt automatiseras

Ekman & Co är en global organisation som säljer och marknadsför skogsprodukter. Verksamheten koordineras via kontoren i Göteborg, Miami, Hong Kong, Zürich och Wall. Företaget har 300 anställda på ett 40-tal kontor runt om i världen och är representerade i över 100 länder. Ekman är världens största oberoende trader av pappersmassa och har även en ledande position inom pappers- och förpackningsmaterial, återvunnet papper och bioenergi.

Beräkning och registrering av fraktrater är en affärskritisk och omfattande manuell uppgift på Ekman. Underlagen levereras på olika sätt och format från flera rederier som Ekman anlitar för sina transporter. Arbetet kräver mycket tid av medarbetarna. För att effektivisera processen har företaget valt att med Precio Fishbones hjälp införa Robotic Process Automation, RPA.

– Vi har flera återkommande manuella processer som vi vill automatisera. Beräkning och inmatning av fraktrater är en bra process att starta med då den har ett tydligt regelverk och där RPA kommer att spara oss mycket tid. Det handlar om tusentals parametrar som idag hanteras manuellt varje månad, förklarar Lena.

Ekman har i ett första steg avgränsat insamlingen av fraktuppgifter till ett rederis underlag för att trimma in processen ordentligt innan roboten får hämta information från fler rederier. Processen körs en gång i månaden och går i grova drag ut på att roboten plockar prisuppgifter och text för olika fraktrutter ur en fil som rederiet levererar. Med inprogrammerade formler och villkor beräknar sedan roboten månadens aktuella fraktrater för olika leveranskedjor. Dessa uppgifter förs därefter in i affärssystemet.

E-bot minskar sårbarheten och personberoendet

I slutet av 2019 genomförde Ekman en förstudie och utvärdering av olika RPA-plattformar och leverantörer. Precio Fishbone anlitades och automationsprojektet kom igång i februari 2020.

– Vi valde Precio Fishbone av flera skäl. Dels upplevde vi att deras konsulter har god erfarenhet och hög kompetens inom automation och robotisering. Dels arbetar Precio Fishbone med UiPath som är den RPA-plattform vi tror mest på, konstaterar Lena.

Projektet inleddes med en genomgång av de processer som Ekman vill automatisera. Efter noggrann analys valdes beräkningen av fraktrater ut som pilotprocess, varpå den kartlades och dokumenterades. Med en tydlig processbeskrivning kunde Precio Fishbone sedan programmera roboten, som Ekman döpt till E-Bot.

– En av de större utmaningarna i projektet har varit att identifiera och dokumentera de komplexa affärsreglerna i processen. Kunskapen om dessa är till stor del knuten till ett fåtal medarbetare. Nu när regelverket programmerats in i roboten minskar processens sårbarhet i och med att den blir helt personoberoende, poängterar Lena.

En strategi för ständig effektivisering

Hittills har Precio Fishbones konsulter gjort det mesta av analysen, kartläggningen och programmeringen av roboten, men tanken är Ekman själva ska kunna tilldela roboten nya arbetsuppgifter i framtiden.

– Det har varit tryggt och bekvämt att Precio Fishbone gjort huvuddelen av arbetet åt oss, men projektet ger oss också möjlighet att lära oss att kunna göra mycket av automatiseringen själva. Vi ser robotautomation som en strategi för kontinuerligt effektiviseringsarbete och kommer addera nya processer till robotens arbetsschema löpande, berättar Lena.