Återta kontrollen över Microsoft Teams

Många införde hastigt Teams under Covid, utan att ha en tydlig plan. Det börjar nu synas i små problem som vuxit till stora hinder. Organisationer kämpar med att få till en tydlig struktur, med översikt över mängder av information. Här delar vi några tips för att återta kontrollen i Teams.

Skapa en tydlig struktur i Teams

Skapa en enkel och behovsanpassad Teams-struktur för att underlätta kommunikation och sökning efter dokument. Klarhet kring var dokument ska placeras gör arbetsdagen smidigare och hjälper kollegor att hitta nödvändig information snabbt.

Om det är är enkelt att identifiera vilken typ av samarbete som görs i en Teams-yta och det finns en väldefinierad struktur för hur dokument ska sparas inom respektive typ blir det enkelt att hitta den information man behöver.

Definiera en livscykel för Teamsytor

Livscykeln för Teamsytor är viktig för att över tid behålla relevansen. Genom att tydligt definiera riktlinjer för skapande, hantering och arkivering säkerställer ni en strukturerad och relevant miljö. Livscykeln bör innefatta vem som får skapa team, hur ofta ett team ska granskas om det inte används och vad som ska hända med teamet när det inte längre används.

Genom att använda mallar för olika typer av ytor, tillsammans med rutiner för uppföljning och arkivering, kommer ni långt.

Riktlinjer för användande

Kommunicera tydliga riktlinjer till användare om hur Teams bör användas hos just er. Det är rekommenderat att dessa riktlinjer regelbundet uppdateras och revideras för att hålla jämna steg med förändrade behov och uppdateringar i Teams och omvärlden. 

Det kan till exempel vara bra att erbjuda riktlinjer kring när ett nytt team får skapas, vilket ansvar man har som teamägare och vilken typ av information som bör finnas i Teams respektive andra tjänster i Microsoft 365 eller i andra system.

Följ upp och förfina

Regelbundna översyner av strukturen och dess livscykel är nyckeln för att behålla kontrollen. Justera och granska riktlinjer, mallar och struktur för att behålla en städad och effektiv miljö över lång tid.

 

Genom att ha en tydlig struktur och kommunicera riktlinjer till användarna kan ni skapa en organiserad och produktiv Teams-miljö utan onödig komplexitet. En kontrollerad och effektiv digital arbetsplats är viktigt för långsiktig framgång.