Vad är ett dokumenthanteringssystem?

Ett dokumenthanteringssystem (DMS) är en programvara som används för att organisera, lagra och hantera digitala dokument och filer. Genom att använda ett DMS kan organisationer strukturera och systematisera dokumenthanteringen, vilket kan leda till en rad fördelar.

En av de största fördelarna med ett DMS är effektivisering av dokumenthanteringen. Genom att ha alla dokument samlade på ett ställe kan det bli enklare och snabbare att hitta och dela dokument. Detta minskar risken för att dokument går förlorade eller skapas flera gånger, vilket i sin tur leder till minskad tid och kostnad.

En annan fördel är ökad säkerhet. Ett DMS kan erbjuda möjligheter att skydda dokumenten från obehöriga användare och hantera rättigheter för olika användare och grupper. Detta minskar risken för dataintrång och läckage av känslig information.

En tredje fördel är bättre samarbete och kommunikation. Ett DMS möjliggör enkel delning och samarbete kring dokument och filer mellan olika användare och grupper. Detta kan öka produktiviteten och förbättra arbetsflödet i organisationen.

Ja, det finns olika typer av dokumenthanteringssystem (DMS) som är anpassade för olika behov och användningsområden.

Traditionella dokumenthanteringssystem

Dessa system är utformade för att hantera fysiska dokument, till exempel arkiv och pärmar.

Elektroniska dokumenthanteringssystem

Dessa system är utformade för att hantera elektroniska dokument och används för att spara, organisera och dela digitala filer och dokument.

Molnbaserade dokumenthanteringssystem

Dessa system är utformade för att hantera dokument och filer i molnet, vilket innebär att dokumenten kan nås från olika platser och enheter.

Integrerade dokumenthanteringssystem

Dessa system är integrerade med andra system, till exempel kundrelationssystem eller ekonomisystem, för att underlätta sökning, delning och arkivering av dokument.

Det är viktigt att välja rätt typ av dokumenthanteringssystem beroende på organisationens behov och användningsområden.

Molnlagring och molnbaserat dokumenthanteringssystem (DMS) är två relaterade men olika koncept.

Molnlagring är en typ av dataförvaring som möjliggör att användare kan lagra, hantera och återhämta data online, på distansservrar. Molnlagringstjänster som exempelvis Google Drive, Dropbox och OneDrive är populära exempel på molnlagring. I molnlagring kan användare spara och dela filer på distans, medan molnbaserat dokumenthanteringssystem gör mycket mer än så.

Molnbaserat dokumenthanteringssystem är ett system som ger organisationer en centraliserad plats för att lagra, organisera och hantera elektroniska dokument och informationsobjekt. Molnbaserade dokumenthanteringssystem erbjuder en högre grad av funktionalitet än vanlig molnlagring, såsom versionshantering, tillgångskontroll och metadatahantering. Molnbaserade dokumenthanteringssystem kan också ge användare möjlighet att söka efter, granska och samarbeta kring dokument.

Således kan man säga att skillnaden mellan molnlagring och molnbaserat dokumenthanteringssystem ligger i att det senare är en mer omfattande och specialiserad lösning för dokumenthantering, medan molnlagring endast är en lagringstjänst som tillåter enkel delning av filer och dokument online.

Att jobba med ett dokumenthanteringssystem är viktigt av flera skäl.

Det hjälper det till att organisera och strukturera dokument inom en organisation, vilket i sin tur kan öka effektiviteten och minska tiden som läggs på att söka efter och hantera dokument. Det kan också bidra till att säkerställa att dokument är tillgängliga för rätt personer vid rätt tidpunkt, samtidigt som integriteten hos dokumenten säkerställs.

DMS är också viktigt för att uppfylla lagstadgade krav och regleringar för dokumenthantering, som ofta kräver säker och strukturerad hantering av vissa typer av dokument. Dessutom kan ett DMS öka samarbetet och kommunikationen mellan olika avdelningar inom organisationen, eftersom dokument enkelt kan delas och bearbetas av flera personer samtidigt.

I ett modernt dokumenthanteringssystem är det viktigt att arbeta på ett strukturerat och organiserat sätt för att dra nytta av systemets fulla potential. Här är några tips:

Skapa en logisk struktur

Skapa en logisk struktur för dina dokument och mappar så att de är lätta att hitta och återanvända. Det kan vara till hjälp att ha en tydlig filnamnstruktur och att använda metadata för att söka efter och filtrera dokument.

Dela och samarbeta

Använd dokumenthanteringssystemets samarbetsfunktioner för att dela dokument med kollegor och samarbeta i realtid. Det kan också vara till hjälp att använda versioner och revisioner för att spåra och hantera ändringar i dokument.

Automatisera processer

Använd dokumenthanteringssystemets automatiseringsfunktioner för att effektivisera arbetsflöden och spara tid. Det kan innebära att automatisera godkännandeprocesser, skapa rapporter eller automatisera distribution av dokument.

Säkerhet

Se till att dokumenthanteringssystemet har rätt säkerhetsfunktioner för att skydda företagets konfidentiella information och data. Det kan innebära att begränsa åtkomst till vissa dokument eller att implementera flera lager av autentisering.

Uppföljning och analys

Använd dokumenthanteringssystemets rapporterings- och analysverktyg för att följa upp och analysera hur dokumenthanteringsprocesserna fungerar. Det kan hjälpa till att identifiera flaskhalsar eller möjligheter till förbättringar.

En automatiserad dokumenthanteringsprocess innebär att man använder teknik och system för att automatisera och effektivisera dokumenthanteringsprocesser. Det kan till exempel handla om att använda digitala verktyg för att skapa, bearbeta, klassificera, arkivera och söka efter dokument, istället för att utföra dessa uppgifter manuellt.

Automatisering av dokumenthanteringsprocesser kan leda till en rad fördelar, som exempelvis minskade kostnader, snabbare och mer effektiv dokumenthantering, minskad risk för fel och brister i dokumenthantering, och en förbättrad användarupplevelse för de som arbetar med dokumenten. Automatiserade processer kan också bidra till att frigöra tid och resurser för annat arbete, och på så sätt öka produktiviteten och effektiviteten i verksamheten.

Ett exempel på en automatiserad dokumenthanteringsprocess

Ett exempel på en automatiserad dokumenthanteringsprocess kan vara en fakturahanteringsprocess. Processen kan se ut som följande:

1. Fakturor skickas in till en e-postadress eller en dedikerad mapp i dokumenthanteringssystemet.
2. Dokumenthanteringssystemet skannar in och extraherar information från fakturorna automatiskt med hjälp av optisk teckenigenkänning (OCR).
3. Informationen verifieras automatiskt mot befintliga uppgifter i systemet, som till exempel leverantörsinformation och ordernummer.
4. Om informationen verifieras korrekt skapas en fakturapost automatiskt och skickas vidare till den ansvariga personen för granskning och godkännande.
5. Om informationen inte kan verifieras automatiskt eller om det finns avvikelser, skickas en varning till den ansvariga personen för manuell granskning och korrigering.
6. När fakturorna har godkänts och bokförts sparas de i dokumenthanteringssystemet för framtida åtkomst och sökning.

Genom att automatisera fakturahanteringsprocessen kan man spara tid och minska risken för fel som kan uppstå vid manuell hantering av fakturor.

När man letar efter ett dokumenthanteringssystem (DMS) finns det flera viktiga funktioner och egenskaper som man bör titta efter. Här är några exempel på key features som kan vara avgörande för att välja rätt Dokumenthanteringssystem:

Säkerhet

Det är viktigt att dokumenthanteringssystemet har en hög säkerhetsnivå och att det uppfyller alla krav på dataskydd och personlig integritet. Det kan inkludera åtkomstkontroll, lösenordskydd, kryptering av data och möjligheten att spåra ändringar och åtgärder.

Dokumenthantering

Dokumenthanteringssystemet bör naturligtvis erbjuda enkel och effektiv hantering av dokument, det ska också inkludera bra och intuitiva funktioner för att organisera, söka, redigera, granska och godkänna dokument. Det är även viktigt att det är möjligt att versionshantera dokument och att kunna se historiken av ändringar

Integration

Dokumenthanteringssystemet bör kunna integreras med andra program och verktyg som används i organisationen, t.ex. e-post, CRM-system och projektledningsverktyg.

Automatisering

Automatiserade funktioner kan spara tid och öka effektiviteten genom att automatisera processer för att t.ex. skicka dokument till godkännande eller meddela användare om ändringar i dokument.

Molnbaserad lösning

Molnbaserade dokumenthanteringssystem ger fördelar som flexibilitet, skalbarhet, tillgänglighet och lägre kostnader. Det är också viktigt att undersöka molnlösningens säkerhet och dataskydd.

Användarvänlighet

Dokumenthanteringssystemet bör vara användarvänligt och enkelt att använda, med en intuitiv användargränssnitt och enkel åtkomst till dokument och information.
Support och utbildning: Det är viktigt att det finns support och utbildning för användare av DMS:et, t.ex. genom online-dokumentation, användarmanualer och support via telefon eller e-post.

SharePoint är utvecklat av Microsoft och är en ledande plattform för dokumenthanteringssystem (DMS). Plattformen uppfyller de flesta av de kriterier som vi har listat ovan för ett modernt dokumenthanteringssystem.

För det första har SharePoint avancerade funktioner för att organisera och strukturera dokument, inklusive en sökfunktion och möjligheten att skapa och använda metadata för att identifiera, klassificera och hantera dokument.

För det andra har SharePoint en kraftfull och användarvänlig gränssnitt som gör det lätt för användare att samarbeta, redigera och kommentera dokument i realtid. Detta gör det möjligt för team att samarbeta effektivt och säkert, även om de är utspridda över olika platser.

SharePoint är en molnbaserad plattform som kan integreras med andra Microsoft-tjänster, såsom Microsoft Teams och OneDrive, vilket ger en sömlös användarupplevelse och en enhetlig arbetsplats för dokumenthantering.

Sammanfattningsvis kan man säga att SharePoint är en av de mest fullständiga plattformarna för dokumenthanteringssystem på marknaden, som kombinerar kraftfull funktionalitet med användarvänlighet och möjlighet till integration.