Steer stärker kommunikationen med ett Omniabaserat intranät
Det globala konsultföretaget Steer förbättrar sin interna kommunikation, samarbete och kunskapsdelning med ett nytt Omniabaserat intranät. Den nya lösningen hjälper företaget att stärka medarbetarnas engagemang och det organisatoriska kittet mellan de 26 kontoren världen över. Dessutom erbjuder den nya lösningen förbättrad tillgänglighet och sökbarhet till processer, policyer samt alla verktyg och resurser som anställda behöver för att vara produktiva.
– På bara några få månader sedan den initiala lanseringen har det nya moln- och Omniabaserade intranätet stärkt kommunikationen och samarbetet i hela vår globala verksamhet. I kontrast till den tidigare plattformen finns nu alla affärskritiska arbetsverktyg, såsom dokument, processer, policyer och annan viktig information, nu tillgängliga på ett enda ställe. Omnias förbättrade informations- och navigeringsstruktur har gjort det lättare för medarbetarna att hitta information och resurser. Den nya globala kommunikationsplattformen hjälper oss att knyta våra många kontor och kollegor över hela världen närmre varandra, med syfte att skapa ett starkare och mer enat företag, säger marknadschef Mili Shukla på Steers avdelning för internkommunikation.
En källa för allt
Steer är ett internationellt affärskonsultföretag som kombinerar ledande kompetens inom handel, ekonomi, teknik, design och planering för att hjälpa sina kunder möta komplexa utmaningar inom bland annat transport, infrastruktur, energi, fastighets- och stadsutveckling. Företaget har sitt huvudkontor i London och har cirka 600 specialister på 26 kontor runt om i världen.
Steer hade tidigare ett egenutvecklat SharePoint 2013- och lokalserverbaserat intranät. Lösningen var föråldrad och saknade den funktionalitet som krävs för att Steer ska kunna erbjuda de anställda det stöd de behöver. Steer ville också föra in intranätet i molnet för att förbättra tillgängligheten, flexibiliteten och koncernens gemensamma kommunikation och samarbete.
– Vi behövde en modern och molnbaserad intranätplattform, med enkel administration och möjlighet att enkelt skapa, publicera och uppdatera innehåll. Det var också viktigt att plattformen kan integreras sömlöst med Microsoft 365 och andra affärskritiska verktyg. Detta eftersom vi ville skapa en gemensam ingång och källa för allt som våra anställda behöver dagligen, som dokument, processer och policyer. Vi krävde också att plattformen stödjer effektiv och inkluderande kommunikation och samarbete över organisatoriska och geografiska gränser, förklarar Mili.
När projektgruppen skannade marknaden för att hitta en lämplig plattform stötte de på Clearbox Consulting, som är känd för sina djuplodade granskningar av intranät- och digitala arbetsplatsplattformar. Genom Clearbox Consulting bekantade sig Steer med Omnias intranet-in-a-box-plattform. Omnia också är topprankad i Clearbox Consultings rapport Intranet and Employee Experience Platforms 2023 och har tilldelats utmärkelsen ClearBox Choice sju år i rad.
– Vi hade till slut fyra-fem leverantörer kvar på listan. Favoriten var Precio Fishbone och Omnia. Detta eftersom vi gillade Omnias möjligheter och färdiga funktioner samt plattformens användarvänlighet. Precio Fishbones team och deras väl genomtänkta projektmodell gjorde också stort intryck på oss. Vi kände oss säkra på att Omnias inbyggda funktionalitet skulle räcka för att möta de flesta av våra behov, vilket stärkte vår övertygelse att det var rätt lösning, framhåller Mili.
Agilt införande gav tid att tänka
Utvecklingen och införandet av det nya intranätet startade i april 2023 och den första versionen lanserades i juli, efter tre månaders intensivt arbete. Det mesta av tiden gick åt till att utforma informations- och navigeringsstrukturen samt utvärdera och städa ut gammalt och skapa nytt innehåll.
– Vi förstod tidigt i projektet att vi inte skulle hinna lansera ett komplett intranät, med allt på vår kravlista, i juli. I stället valde vi en agil införandeprocess och släppte lite i taget, med ny funktionalitet i varje release. Denna metodik har visat sig vara mycket framgångsrik. Genom att studera användarnas beteenden har vi kunnat identifiera vilka funktioner och innehåll som medarbetarna uppskattar mest, poängterar Mili.
Enligt Mili har det agila införandet sparat dem mycket (onödigt) arbete och har även resulterat i en mer användarorienterad lösning. Intranätets popularitet och användning har ökat efter varje nylansering, vilket är ett kvitto på metodens styrka.
Dela kunskap och framgångar med alla
Funktioner som Mili och projektgruppen har vidareutvecklat och adderat till intranätet inkluderar bland annat en förbättrad sökfunktion och ett nytt dokumenthanteringssystem, som är byggt helt i Omnia. De planerar också att införa ett Omniabaserat kvalitetsledningssystem och ett flertal forum, där anställda kan diskutera samt dela idéer, kunskaper, framgångar och erfarenheter.
– Genom att skapa och införa ett modernt dokument- och kvalitetsledningssystem på intranätet kommer våra processer, policyer och andra affärskritiska dokument bli lättare att hitta och upplevas mer pålitliga. Tidigare kunde vi ha flera versioner av samma dokument utspridda på olika platser, vilket gjorde versionshanteringen svår. Nu finns det bara en enda version av varje fil. Dessutom sparad centralt och med revisions- och ägarkontroll. Detta hjälper oss att hålla alla våra dokument, policyer och processer ständigt uppdaterade och i linje med interna och externa regler och krav, konstaterar Mili och tillägger:
– Förbättringen omfattar allt innehåll på intranätet. Vårt nya intranät är dynamiskt och lätt att använda, vilket bland annat resulterat i att vi skapar och publicera nytt innehåll dagligen. Med Omnias targetingfunktionalitet kan vi också anpassa och rikta innehållet till användarna, vilket gör informationen mer relevant och intressant för dem.
