Dokumenthantering

Implementera policyer, mallar och livscykler för organisationens viktigaste dokument och få bättre ordning och reda på köpet

Att hantera dokument inom den digitala arbetsplatsen på ett effektivt sätt kan vara en rejäl utmaning. Dokument finns överallt, i många versioner, baserade på olika mallar, med bristande spårbarhet och utan tydligt ägarskap. Med Omnia får du ett dokumenthanteringssystem och ett verktyg för dokumenthantering som ger dig möjlighet att skapa en lösning för att hantera alla viktiga dokument i enlighet med fastställda livscykler och organisationsövergripande policyer.

Med Omnia får du möjlighet att skapa ett centralt bibliotek av officiella dokumentmallar som sedan kan göras tillgängliga för användare. Istället för att användare skapar egna mallar kan ni säkerställa en kvalitetssäkrad hantering för såväl globala som lokala mallar. Självklart finns det stöd för att hantera mallar på olika språk med till exempel godkännande och versionshantering.

Med Omnia kan du säkerställa att alla viktiga dokument hanteras på rätt sätt över hela organisationen. Dokumenthanteringssystemet ger stöd för att skapa definitioner för olika typer av dokument och fastställa regler för hur dessa ska hanteras över sin livscykel. Du får verktyg för att definiera till exempel metadata och egenskaper, hur godkännande ska gå till, pdf-konvertering, revision och arkivering. Äntligen finns ett bra stöd för ordning och reda bland viktiga dokument.

Genom att använda Omnias block för dokumentvisning kan du skapa en flexibel och intuitiv lösning där det är enkelt för användare att hitta de dokument som man behöver. Genom att definiera tydliga regler för hur dokument hanteras blir det också enkelt att ge användare åtkomst till rätt dokument i rätt sammanhang.

Eftersom Omnia också har stöd för att skapa en anpassad sökupplevlese blir det också enklare för användare att hitta de dokument som man söker efter.

Med Omnia får ni också tillgång till en enkel steg för steg-guide för att skapa dokument baserat på tillgängliga dokumentmallar. Användaren kan till exempel välja mall, ange metadata och bestämma var dokument ska lagras i guiden. Detta gör det enkelt för medarbetare att efterleva och dra nytta av de riktlinjer som ska gälla för effektiv dokumenthantering inom er organisation.