Iterio strömlinjeformar alla processer i Omnia

Med hjälp av en projektportal samt dokumenthanterings-, avtals- och kvalitetsledningssystem utvecklade i Omnia får samhällsbyggnadskonsulten Iterio bättre kontroll och kvalitet samt strömlinjeformade processer. Genom lättåtkomliga och tydliga mallar, en centraliserad plats för alla verktyg och ett gemensamt enhetligt arbetssätt effektiviseras projekthanteringen och internt samarbete.

– Vår moderniserade och Omniabaserade digitala arbetsplats erbjuder snabb och enkel tillgänglighet till våra verktyg, dokumentmallar, kvalitetsprocesser, avtal, styrdokument och andra projektresurser. Genom sömlös integration med Teams och Microsoft 365 kan vi säkerställa att alla uppdrag och projekt startas, styrs och följs upp på ett enhetligt, säkert och effektivt sätt och att alla processregler efterlevs. Idag är det betydligt enklare att göra rätt och att arbeta och samarbeta effektivt. Den stora utmaningen är att få alla att ändra invanda mönster och arbetssätt, säger Iterios VD Jonas Jonsson.

Ökad tydlighet och enkelhet

Iterio är ett konsultbolag inom samhällsplanering och samhällsbyggnad. Konsulterna hjälper organisationer som Trafikverket, SLL, kommuner, fastighetsbolag och arkitekter med projektledning, projekteringsledning och datasamordning samt erbjuder teknikspecialister inom geoteknik, miljö och trafik.

Företaget startades 2011 och har idag drygt 120 anställda, med målet att växa vidare i snabb takt. Som en del i verksamhetens förbättringsarbete har Iterio kontinuerligt vässat processerna, den interna kommunikationen och samarbetet genom ökad digitalisering. 2018 infördes Omnia som plattform för intranätet, kvalitetsstyrningen och det interna samarbetet. Under pandemin, när konsulterna i allt större utsträckning arbetade på distans, övertog Teams rollen som det primära samarbetsverktyget. 2022 moderniserade Iterio sin digitala arbetsplats ytterligare genom att bland annat utveckla en projektportal samt nya dokumenthanterings-, avtals- och kvalitetsledningssystem i Omnia.

Tidigare hanterades alla dokument och projektmallar med ett enkelt mappbaserat filsystem i Dropbox. Det var ett trubbigt instrument som gjorde det svårt att uppnå ett enhetligt och effektivt arbetssätt. Det ledde också till dubbletter, inaktuell information och att dokumentmallar oavsiktligt förändrades eller förstördes.

– Genom att skapa ett välstrukturerat kvalitetslednings- och dokumenthanteringssystem och visualisera alla processer i Omnia har vi fått bättre kontroll, säkerhet och överblick. Nu är det i princip omöjligt för obehöriga att ändra i en mall. Det har också blivit mycket tydligare och enklare att förstå processerna och veta vad man ska göra i varje processteg och vilka dokument och mallar som ska användas, förklarar Jonas.

En förutsättning för miljöcertifiering

Styrdokumenten och mallarna är länkade i den visuella processkartan, som är utvecklad med Omnia Process Management (OPM). Detta ger användarna möjlighet att klicka sig igenom processträdet för att hitta och ta fram rätt dokumentmall och processbeskrivning. De flesta uppdrag och projekt skapas också idag via Teamsmallar i Omnia, vilket innebär att projekten får samma struktur och rätt dokumentmallar och verktyg med från start. Dessutom skapas och lagras alla avtal i det Omniabaserade dokumenthanteringssystemet.

– Vi lagrar inte alla typer av dokument i det nya dokumenthanteringssystemet. Däremot finns alla mallar, avtal och styrdokument här. Det ger oss en trygg, lätthanterlig, automatiserad och robust struktur för alla verksamhetskritiska dokument. Det är väldigt praktiskt vid avtalshantering då vi får automatiska påminnelser vid indexuppdateringar och andra villkor som är viktiga att återbesöka och uppdatera. Bland annat för att säkerställa att vi gör det vi ska och att vi också tar rätt betalt i våra långa uppdrag. På samma sätt påminns dokumentägarna om att revidera styrdokumenten i tid. Vi har också hela vår hållbarhets- och miljöpolicy här, vilket mer eller mindre är en förutsättning för att vi ska kunna certifiera oss, framhåller Jonas.

Stärkt kvalitet och effektivitet

I början på 2023 integrerade Iterio även tidrapporteringssystemet Blikk med Omnia och Teams för att göra det ännu enklare att hantera uppdrag och projekt på ett samlat och enhetligt sätt. Genom att konsolidera alla verktyg, mallar, processbeskrivningar och andra projektresurser i Projektportalen har det inte bara blivit enklare att starta, driva och följa upp projekt och samarbeten. Kvaliteten i arbetet och effektiviteten har också stärkts, enligt Jonas:

– Jag är säker på att både kvaliteten och effektiviteten i våra processer och samarbeten förbättrats genom det uppgraderade systemstödet. Främst för att det blivit betydligt lättare att hitta rätt information och resurser när allt finns samlat på en plats. Med processvisualiseringen och de kopplade styrdokumenten får man också snabb vägledning om hur olika uppgifter ska lösas. Genom det samlade greppet om vår projektstyrning säkerställer vi också att ingenting hamnar mellan stolarna. Tidigare, när systemstödet var mer ad hoc-baserat, kunde saker glömmas bort. Det händer inte idag, vilket är en stor förbättring!

Jonas berättar att även om det digitala ombyggnadsprojektet till stora delar är klart återstår mycket att göra. Det handlar främst om att få alla medarbetare att anamma de mer effektiva arbetssätten som den uppgraderade arbetsplatsen erbjuder. Det görs bland annat via olika kampanjer och inspirationsfika. Iterio har också skapat en digital idélåda för att få in nya förslag till och ökat engagemang kring förbättringsarbetet.

– Med jämna mellanrum kör vi inspirationsfika där de nya lösningarna demonstreras. Gamla vanor sitter hårt, men vi ser att de som ger sig lite tid att pröva de nya arbetssätten snabbt inser hur mycket enklare allting blir. Som ett led i detta arbete har vi också infört en idélåda på intranätet där vi ser nya fräscha förslag till olika typer av arbetsplatsförbättringar strömma in. Vi tror mycket på detta och att intresset att använda de nya lösningarna ökar om man själv kan vara med och påverka, poängterar Jonas.