Intranät i världsklass: 5 viktiga principer för prisbelönta intranät
Om du vill skapa ett intranät i världsklass kan du hämta inspiration från årets internationellt ledande och prisbelönta intranät. Av de egenskaper som gjort dem så framgångsrika är personalisering, hög tillgänglighet, kunskapsdelning, verksamhetsanpassning och kontinuerlig förbättring de viktigaste.
Intranät har blivit en verksamhetskritisk kommunikations- och samarbetsplattform för de flesta företag och organisationer. De prestigefyllda Intranet and Digital Workplace Awards–utmärkelserna, som hyllar världens bästa intranätlösningar, delades i år ut för 17:e året i rad av det australiensiska konsultföretaget Step Two. I den här bloggposten beskriver vi de viktigaste egenskaperna och framgångsfaktorerna bakom de fem guld- och fem silvervinnarna. Betrakta dessa som grundläggande komponenter i skapandet av ett kraftfullt, populärt och engagerande intranät.
Den internationella vitvarujätten Electrolux och den nytänkande kommunen Malmö stad har båda mottagit guldutmärkelser för sina SharePoint- och Omniabaserade intranät. Läs mer om bakgrunden till deras vinnande lösningar här: Guld till Electrolux på Intranet and Digital Workplace Awards 2023 och Guld till Malmö stad på Intranet and Digital Workplace Awards 2023.
1. Personalisering: Skräddarsydd användarupplevelse
En utmärkande egenskap bland de vinnande lösningarna är deras höga grad av personalisering. I framför allt medelstora och större organisationer är en odifferentierad kommunikation inte hållbar. I stället bör varje medarbetare mötas av en startsida med innehåll och resurser som är anpassade efter personens roll, arbetsområde och intressen. Den information samt de nyheter och verktyg som presenteras måste upplevas som relevanta för henne eller honom. Den här nivån av personalisering främjar medarbetarens engagemang och produktivitet och sänder ett tydligt budskap: Du är viktig!
Vinnarlösningarna använder också användardata för att rekommendera innehåll, nya kontakter, kunskap och kompetensutvecklingsvägar. Personalisering handlar om att leverera en intranätupplevelse som känns skräddarsydd och som ger användaren en känsla av att intranätet är utformat för just honom eller henne.
2. Full tillgänglighet: En av nycklarna till delaktighet och gemenskap
För att hela organisationen ska kunna ta del av intranätets information och resurser måste det också göras tillgängligt för alla. En inkluderande design är idag, inom många områden, inte bara en legal nödvändighet. Det är också ett moraliskt ansvar och strategiskt drag. Bland vinnarlösningarna syns det tydligt att de säkerställt hög tillgänglighet för samtliga medarbetare, oavsett deras fysiska möjligheter eller hur, var och när de arbetar.
Hög tillgänglighet bryter inte bara ned fysiska och organisatoriska hinder. Det leder också till en större bredd och mångfald i åsikts-, kunskaps- och idéutbytet. Det innebär också att det blir lättare att nå ut med information och viktiga budskap som binder samman organisationen och skapar gemenskap och en inkluderande kultur. Detta gjuter grunden för en framgångsrik verksamhet.
I många intranätlösningar ser vi nu att allt större kraft läggs på att tillgängliggöra intranätets resurser för frontlinjepersonalen. Denna personalkategori har länge varit en bortprioriterad användargrupp i många branscher. På senare tid har glädjande nog allt fler företag och organisationer insett värdet i att öppna upp kommunikationen och samarbetsytorna på intranätet även för dem.
3. Kunskapsdelning: Frigör organisationens inneboende krafter
Lösningar för effektiv kunskapsdelning är också en gemensam egenskap hos de vinnande bidragen. Intranäten har utvecklats till rena kunskapsnav där organisationer kan samla in, strukturera och fritt dela kunskap mellan medarbetarna.
De prisbelönta organisationerna har förstått och dragit nytta av det stora inneboende affärs- och verksamhetsvärde som modern kunskapsdelning för med sig. De har integrerat lösningar som möjliggör effektiv produktion och delning av samt åtkomst till kunskap på intranätet. Lösningar som tillsammans formar ett unikt och gigantiskt arkiv med erfarenheter, framgångsexempel, praktiska råd och expertkunskaper.
Den här typen av lösningar stimulerar också internt samarbete och organisationens innovationskraft. Med exempelvis en välstrukturerad och lättnavigerad kunskapsdatabas kan användarna enkelt lösa nya problem och utmaningar eller ta projekt vidare med hjälp av tidigare erfarenheter och kunskaper. Rätt hanterat leder smart kunskapsdelning till bättre beslut och snabbare resultat.
4. Kontinuerlig förbättring: Säkerställ intranätets relevans och nytta
Intranät som utvecklas i takt med tekniken och organisationens behov har betydligt större möjligheter att behålla sin popularitet och verksamhetsnytta jämfört med icke-dynamiska lösningar. De vinnande lagen har tagit fasta på detta och byggt in processer för identifiering av brister och behov samt kontinuerlig förbättring av intranätens funktionalitet, design och användarupplevelse.
Dessa företag och organisationer vet att deras intranät behöver ständig omsorg och utveckling för att vara hållbara och framgångsrika. De ser också till att användarna får rätt utbildning, guidning och tydliga instruktioner om ny funktionalitet för att säkerställa lösningarnas användning och nytta.
5. Anpassning: Skapa ett intranät i världsklass
Varje företag och organisation har unika behov och utmaningar. För att skapa ett intranät i världsklass gäller det därför att möta organisationens förutsättningar och behov med anpassad funktionalitet. Vinnarna har till exempel format sina lösningar för att stödja organisationens processer på ett sömlöst och effektivt sätt.
Anpassningarna har bland annat eliminerat flaskhalsar och ineffektiva processer. Och genom att strömlinjeforma processflöden och integrera affärskritiska system har vinnarlagen maximerat intranätens verksamhetsnytta.
Sammanfattning
Intranet and Digital Workplace Awards–utmärkelserna visar att intranätlösningar världen över har tagit stora kliv framåt de senaste åren. Utifrån lösningarnas egenskaper kan man också se att personalisering, hög tillgänglighet, kunskapsdelning, processer för förbättring och anpassning utgör grunden i ett framgångsrikt intranät. Vi i Omniateamet anser att dessa grundelement bör ingå i alla organisationers strategier och utvecklingsplaner för nya eller uppdaterade intranätlösningar.
Slutligen vill vi passa på att gratulera vinnarna till utmärkelserna! I synnerhet Electrolux och Malmö stad som båda utnyttjat kraften och funktionaliteten i SharePoint och Omnia för att bygga sina guldkantade intranät!
Läs mer om alla vinnarbidragen här och om Electrolux och Malmö stads lösningar här: Guld till Electrolux på Intranet and Digital Workplace Awards 2023 och Guld till Malmö stad på Intranet and Digital Workplace Awards 2023.
