Håll liv i företagskulturen på distans – 7 praktiska tips

En organisations värderingar, beteendenormer och gemenskap utvecklas främst genom fysisk samvaro och informella möten. Hur gör man för att hålla den mycket viktiga företagskulturen vid liv i en virtuell organisation där de flesta medarbetarna arbetar på distans eller hemifrån?

Det är relativt enkelt att formulera och distribuera verksamhetens värderingar. Med en obligatorisk läsfunktion (Mandatory Read) i intranätets publiceringsverktyg kan man också enkelt säkerställa att alla medarbetare tar del av värderingarna. Att de sedan verkligen tar dem till sig och följer normerna i kontakten med kollegor, kunder, leverantörer och verksamhetens omvärld är inte fullt så enkelt.

Att få medarbetarna att gå i samma riktning, känna samhörighet och göra verksamhetens gemensamma värderingar till sina egna kräver kontinuerliga kommunikationsinsatser och övningar. En stor del av processen sker också genom dagliga kontakter och informella möten. Inte minst är interna gruppmöten en viktig plattform för att cementera värdegrunden. Det är ett av de främsta skälen till att många organisationer och arbetsteam exempelvis har fasta måndagsmöten.

Så hur håller du ihop organisationen, gemenskapen och företagskulturen när medarbetarna sitter utspridda, var och en för sig, i olika miljöer? Eller till och med i olika tidszoner? Hur skapar och stärker du teamkänslan? Och hur kan du motverka att vissa medarbetare känner sig alienerade och bortkopplade från verksamheten vid distansarbete? Här ger vi några praktiska tips.

Ingen bra företagskultur utan en sund distanskultur

För de allra flesta företag och organisationer är företagskulturen helt avgörande för verksamhetens framgång. Företagskulturen och medarbetarnas engagemang är två sidor av samma mynt. En svag eller otydlig kultur leder förr eller senare till lågt engagemang. Omvänt krävs engagerade medarbetare för att hålla företagskulturen levande och stark.

I Deloittes studie Global Human Capital Trends 2015 uppgav 87 % av de tillfrågade HR-cheferna att företagskulturen och medarbetarengagemanget är deras högsta prioritet inför framtiden. Det finns gott om exempel på framgångsrika och innovativa företag, som Google, Apple, Facebook, Spotify och IKEA, där företagskulturen är den viktigaste framgångsfaktorn. Det finns med andra ord all anledning att ägna frågan lite tid, i synnerhet när distansarbetet ökar i organisationen.

I en verksamhet där många arbetar utanför kontoret behövs en bra distanskultur för att inte företagskulturen ska blekna. I vissa organisationer kan den till och med stärkas när allt fler arbetar på distans. Skälet till detta är att chefer och gruppledare får bättre möjligheter att kommunicera, leda och anpassa arbetet på ett individuellt plan. Medarbetare som har svårt att göra sin röst hörd och talang synlig på ett stimmigt kontor kan blomstra online. I synnerhet om ledarna tar sig tid att lyssna och återkoppla på alla medarbetares idéer och insatser. Möjligheten att kunna arbeta flexibelt ses också som en förmån för många, vilket stärker engagemanget och synen på arbetsgivaren.

Företag som Trello, där en majoritet arbetar på distans, har insett att en tydlig distanskultur är nyckeln till en effektiv distansorganisation och en hälsosam företagskultur.

Enligt Trello krävs det två saker för att skapa en bra distanskultur:

1. Tydligt uppsatta förhållningsregler för onlinebaserad och kontorsbunden kommunikation.

2. Bra system för möten, händelser och vanor som säkerställer att hela organisationen kommunicerar aktivt, inkluderande och transparent.

Empati och bra onlineverktyg gjuter grunden

Grundstenen för en sund distanskultur är att ha ett bra verktyg som möjliggör effektiv internkommunikation och samarbete. Det behövs stabila, moderna och användarvänliga mötes-, chatt- och samarbetsverktyg som Teams, Zoom, Stream, Yammer, Slack, Planner och Trello. Detta för att användarna enkelt ska kunna diskutera och samarbeta med sina kollegor, utan tekniktrösklar.

Bland de faktorer som Trello och många andra virtuella organisationer framhåller som kritiska för distanskulturen är empatin en av de viktigaste. Med detta menas att en bra och utvecklande digital arbetsgemenskap kräver att alla parter verkligen förstår och tar hänsyn till varandras förutsättningar. Till exempel är det viktigt att du som chef tar reda på medarbetarnas preferenser kring distansarbete så att arbetet, om möjligt, kan anpassas efter deras individuella situation. Om en medarbetare har barn som kommer hem på eftermiddagen kanske han eller hon hellre startar arbetsdagen långt före kontorstid för att istället kunna checka ut strax efter lunch. Läs vad professor Lena Zander på Uppsala universitet säger om detta i DN den 16 april 2020.

Empati handlar också om god netikett, dvs. att följa nätetikettsregler och hålla en tillmötesgående och positiv ton, samt att vara inkluderande och transparent i all onlinebaserad kommunikation. Exempel på detta är när de som sitter tillsammans på kontoret tar hänsyn till sina distanskollegor i mötes-, samarbets- och beslutssituationer. För att undvika att distanskollegorna känner sig utanför eller har svårt att komma till tals på ett möte så kopplar även de som sitter på kontoret upp sig via videolänk. Då har alla mötesdeltagare samma förutsättningar oavsett var de befinner sig. En annan empatisk fördel med att hålla mötena online är att det ger möjlighet att spela in dem så att även de som inte kan delta i realtid får ta del av mötena efteråt.

Med empati och kraftfulla onlineverktyg skapar du en sund distanskultur genom att tillämpa bland annat följande regler och rekommendationer:

• Etablera onlinemöten som standard och fysiska möten som undantag.
• Undvik snabba beslutsmöten i korridoren, såvida inte det brinner. Beslut fattas med hela arbetsgruppen online. Få beslut är så viktiga att de inte kan vänta 24 timmar. Prioritera transparenta och inkluderande beslutsprocesser för att öka engagemanget.
• Skapa en process och struktur för varje möte, till exempel med en möteslänk i kalenderbokningen, så att det är enkelt för alla att ansluta till och hänga med i mötet.
• Visa hänsyn till varje distansarbetares situation och tidszon. Vill du ha välmående, peppade och kreativa medarbetare bör du respektera deras behov, livssituation och dygnsrytm.
• Säkerställ full transparens mellan ledning och organisation och kollegor emellan. Den digitala arbetsplatsen erbjuder helt unika möjligheter att öppna alla dörrar. Transparensen inkluderar, motiverar, binder samman och stimulerar kunskapsöverföring och nytänkande samt håller företagskulturen levande. Se till att alla med behörighet har tillgång till samma information, logga chattdiskussioner, spela in videomöten eller säkerställ att någon antecknar och publicerar mötesprotokollen.
• Skapa rutiner för onlinefika. En stor del av den kulturbärande kommunikationen och medarbetarnas relationsbyggande sker under fikaraster och andra informella möten. Ordna därför regelbundna fikapauser online där medarbetarna i sina arbets- eller projektgrupper kan ses och prata om livet och uppmuntra dem att boka in personliga onlinemöten med sina kollegor. Det är också ett bra sätt att motverka ensamhet och alienation.
• Svetsa laget med virtuella teamövningar. Det finns gott om onlinebaserade aktiviteter ni kan göra för att stärka teamkänslan. Till exempel kan teamet yoga tillsammans, spela onlinespel, delta i frågesporter eller gå på guidade virtuella rundvandringar i t.ex. museum och städer.