Eliminera det digitala gapet till frontpersonalen - 5 enkla tips

En stor del av arbetskraften är skrivbordslösa. I till exempel logistik-, industri-, butiks- och serviceintensiva verksamheter kan det röra sig om 80-90 % av personalstyrkan. Många av dem är helt avskurna från organisationens digitala informationsflöden och sammanhållning. Det är dyrt att inte integrera dem digitalt och utanförskapet kväver arbetslusten. Här förklarar vi varför och hur du gör för att eliminera det digitala gapet till medarbetarna i fronten och trigga deras engagemang.

Det är relativt enkelt att svetsa samman en organisation och hålla alla uppdaterade om verksamhetens utveckling om alla sitter framför en skärm om dagarna. I en organisation där många är skrivbordslösa, t.ex. i en serviceverksamhet, är det betydligt svårare och kanske ännu viktigare att få till en effektiv internkommunikation.

Ett digitalt utanförskap är bekymmersamt av många skäl, inte minst med tanke på att det oftast är frontpersonalen som kan kärnverksamheten bäst. De umgås dagligen med marknaden, kunderna och de operativa processer som företaget lever av. Det är vanligtvis också de som rör på sig mest, som sällan är på kontoret och som i många yrkesroller arbetar ensamma. Det digitala gapet förstärker därmed det redan fysiska utanförskapet.

Som du säkert redan vet presterar medarbetare som är uppdaterade om verksamhetens händelser, strategier och visioner betydligt bättre än sina oinformerade kollegor. Hur stor tror du att förbättringspotentialen är i en organisation där tre fjärdedelar står utanför informationsflödet?

Vi får ofta höra kundföretag berätta om tiden innan de hade ett mobilanpassat intranät. Med möten, kick-off-dagar, anslagstavlor och postala utskick involverades de skrivbordslösa. Att samla hela styrkan och ses regelbundet är givetvis viktigt för att hålla ihop laget. Men det är kostsamt och inte i närheten av den snabbhet, effektivitet och kontinuitet som ett levande intranät erbjuder.

Med tanke på att de flesta äger en smartphone idag finns det ingen anledning att inte nyttja de möjligheter som ett responsivt intranät erbjuder. Här får du fem enkla tips om hur du snabbt integrerar era medarbetare i fronten digitalt.

1. Gör era ansikten utåt till hjältar

I en affärsvärld som i allt högre grad hissas eller dissas sekundsnabbt, via bl.a. Reco, Google Review och TripAdvisor, är engagemanget hos frontpersonalen helt avgörande för framgången. Alla i frontlinjen är förmodligen inte medvetna om vilken betydelse deras arbete har på verksamheten. Om de visste det skulle de säkert anstränga sig mer. Särskilt om de fick den hjältestatus som de förtjänar.

Det kanske finns en och annan kollega som tycker att utmärkelser som Månadens medarbetare eller Veckans kundhjälte är lite urvattnat och insmickrande. Men när det väl är deras tur känner även de sig lätt berusade av uppmärksamheten. Det fungerar och världen vore en bättre plats om vi alla fick en klapp på axeln emellanåt. Framförallt är det ett harmlöst knep för att locka era krigare i frontlinjen in i den digitala värmen och stärka deras engagemang.

2. Ge deras arbete större mening

Idag räcker det sällan att locka med pengar, extra semesterveckor eller attraktiva förmåner för att attrahera arbetskraft, få dem motiverade och vilja stanna kvar. I synnerhet inte millennie­generationen, som enligt Gallupundersökningen How Millennials Want to Work and Live prioriterar mening och syfte med arbetet.

Rapporten konstaterar att över 60 % av millenniegenerationen ständigt är på jakt efter nya jobb som kan erbjuda dem större mening och sammanhang. Generationens drivkrafter syns också i undersökningens engagemangsmätning där de rankas lägst med 29 %. Över 55 % – vilket är en toppnotering – känner sig rent av oengagerade på arbetet. Av Baby boomers (födda mellan 1946 och 1964) uppgav 48 % att de kände sig oengagerade.

Att jobbet känns meningsfullt har inte bara med själva arbetsuppgiften att göra. Sammanhanget är ofta viktigare. Om arbetet har ett högre syfte än att bara få lön för mödan så kan även de mest monotona uppgifter kännas meningsfulla. Och det behöver inte handla om att rädda världen, valarna eller få stopp på smältande isar vid polerna. Det räcker med att veta vilka affärsmål och visioner verksamheten stävar mot och på vilket sätt individens arbete stöder resan framåt.

Ett sätt att göra medarbetarna medvetna om vikten av deras arbete är att regelbundet visa, med bland annat diagram och illustrationer, hur deras enhet utvecklas i förhållande till planen. Det kan vara i ekonomiska termer eller andra nyckeltal, som t.ex. färre kvalitetsfel.

Du kan också göra journalistiska nedslag i verksamheten och publicera intervjuer från olika enheter. Lyckas du även väva in strategier och visioner i artikeln får du alla rätt: Artikeln lyfter medarbetaren och hens roll, lockar närmaste kollegor att läsa den (på intranätet) och sätter arbetsuppgifterna i ett större sammanhang. Simsalabim! Jobbet har med ens fått STÖRRE MENING.

3. Involvera dem i affärsutvecklingen

För de allra flesta blir arbetet mer intressant och stimulerande om man känner sig delaktig i verksamhetens utveckling. I synnerhet om ledningen vill höra dina idéer. Det är först då som du knyter känslomässiga band till verksamheten och vill se den växa upp och bli stor.

Den ständigt öppna idélådan borde vara en hygienfaktor på alla intranät. Förslag till förbättringar, processer som kan trimmas eller skrotas, roliga aktiviteter som svetsar laget och åsikter om allt mellan himmel och jord kan postas i denna.

Att involvera medarbetarna i strategiarbetet är också ett belönande grepp. Det behöver, i motsats till många ledningsgruppers fördomar, inte alls vara särskilt tidskrävande eller konfliktsdrivande. Med de enkla enkät- och opinionsverktyg intranätet erbjuder kan specifika frågeställningar snabbt besvaras av organisationen. Alla känner sig delaktiga och ledningen får bättre beslutsunderlag.

4. Gör alla till visselblåsare

Bli inte orolig nu. Vi vill naturligtvis inte att era skandaler ska läcka ut, men att göra alla medarbetare ute vid relingen till visselblåsare kan faktiskt rädda skutan när det stormar. Inte minst när det ännu inte blåst upp till storm.

Genom att uppmuntra medarbetarna att bli visselblåsare åstadkommer du tre saker: Dels visar du hur viktigt deras jobb är (punkt 2 ovan); dels visar du att ledningen värdesätter individens idéer och åsikter (punkt 3 ovan); dels får ni snabbare koll på orosmoln vid fronten.

Skapa en larmfunktion på intranätet som medarbetarna uppmuntras att rapportera via så fort de noterar ökat kundmissnöje, processer som krånglar, felaktig prissättning, oväntad konkurrens etc.

5. Be om deras autografer

Om inte morötterna lyckas locka tillräckligt många, tillräckligt snabbt, så finns piskan. Ibland är den också nödvändig när du behöver få bekräftelse på att alla anställda tagit del av viss information. Du kan därför aktivera Jag har läst-funktionalitet (Mandatory Read) i de informations- och frågematerial som medarbetarna måste läsa eller svara på. Därmed påminns de som ännu inte agerat på informationen till dess de gör det. För vissa personer kan det vara enda sättet att komma igång med intranätet, men med tiden vänder tvånget till egen drivkraft för de flesta.

Se till att stänga det digitala gapet nu innan det äter för mycket av lönsamheten och medarbetarnas drivkraft. Börja med att skapa en mobil kommunikationsstrategi för era hjältar i frontlinjen!