Kommer AI att ersätta intranätet? Så ser nästa generations intranät ut

Om intranätet bara är dokument och nyheter har AI förändrat spelplanen.

Många intranät bygger fortfarande på en gammal modell: organisationen publicerar, medarbetaren navigerar sig fram till rätt sida och läser sig till svaret. I stället för att veta att friskvårdsbidraget ligger under Min anställning → Förmåner → Hälsa kan medarbetaren i dag bara fråga "Hur stort friskvårdsbidrag har jag och vad får jag använda det till?" och få ett direkt svar. 

Om det är den huvudsakliga nyttan med intranätet är det rimligt att fråga hur mycket av det som verkligen behövs i framtiden. Men det betyder inte att behovet av ett intranät försvinner. Det betyder att intranätet behöver utvecklas. 

Frågan är inte om intranätet ska finnas kvar 

En bättre fråga är vilken uppgift intranätet ska ha i medarbetarens digitala arbetsdag. För dagens problem är större än att hitta dokument. Arbetsdagen är utspridd över Microsoft 365, Teams, Outlook, SharePoint, HR-system, ekonomisystem, CRM, ärendehanteringssystem, tidrapportering och en rad verksamhetssystem. Varje system kan fungera bra för sitt ändamål, men problemet är att medarbetaren själv får hålla ihop helheten: veta vilka system som ska bevakas, vilka notiser som är viktiga och vart man ska gå för att få något gjort. 

Från intranät till arbetsyta 

Tänk dig i stället att medarbetaren börjar dagen och direkt får en personlig överblick: dagens möten, viktiga nyheter, uppgifter som väntar, fakturor som ska attesteras, tidrapportering som saknas och genvägar till de verktyg personen faktiskt använder. Mitt i detta finns AI, inte som ersättare för arbetsytan utan som en intelligent del av den. Man söker när man vill hitta något, och frågar AI-assistenten när man vill ha ett svar. 

AI behöver inte heller vara en separat destination. Den kan finnas där behovet uppstår, för att sammanfatta en ny policy, förklara vad som gäller för mig eller hjälpa mig förstå vad som behöver göras. 

Nästa generations intranät behöver klara fyra saker 

1. SAMLA. 

Medarbetaren ska inte behöva öppna tio system för att förstå sin arbetsdag. Den gemensamma arbetsytan samlar relevanta notiser, uppgifter och information från flera system, utan att ersätta dem. 

2. FÖRSTÅ.

Här fyller sök, navigering och AI-assistenter olika, men kompletterande, roller. Sök är bäst när användaren vet vad hen letar efter, ett specifikt dokument, en policy, en person eller en rutin, och målet är att hitta rätt innehåll med så få klick som möjligt även när användaren inte vet var informationen är publicerad. Navigering är bäst när användaren vill utforska ett område eller skapa sig en överblick, där landningssidor för till exempel HR, ekonomi eller IT gör att användaren kan upptäcka nyheter, riktlinjer och resurser hen kanske inte visste fanns. Och när vi har en fråga vill vi allt oftare ha ett svar direkt, vilket är där AI-assistenter som använder organisationens godkända källor kan ge begripliga och källhänvisade svar. 

Tillsammans gör sök, navigering och AI-assistenter intranätet enklare att använda: sök för det vi vet att vi behöver, navigering för att utforska och skapa överblick, AI för att få svar direkt utan att själv behöva läsa sig fram. 

3. PRIORITERA. 

En företagsnyhet, ett driftmeddelande och en faktura som väntar på attest har helt olika betydelse. En modern arbetsyta hjälper medarbetaren se vad som kräver uppmärksamhet just nu och vad som kan vänta, byggt på till exempel roll, ansvar, deadlines och verksamhetsregler, och successivt förstärkt med AI som sammanfattar och hjälper till att skapa överblick. 

4. AGERA. 

Information räcker inte. Väntar en faktura på attest ska vägen dit vara kort. Saknas tidrapportering ska medarbetaren komma direkt till rätt funktion. I vissa fall kan enkla aktiviteter genomföras direkt i arbetsytan. Här blir AI-agenter intressanta på sikt, när utvecklingen går från AI som svarar till AI som också kan hjälpa till att agera. 

AI behöver bra information för att vara bra 

Här finns en paradox i diskussionen om att AI skulle göra intranätet överflödigt. AI minskar behovet av att medarbetaren själv navigerar genom stora informationsstrukturer, men den minskar inte behovet av bra information, snarare tvärtom. Organisationen behöver fortfarande veta vilken information som gäller, vem som äger den och när den ska uppdateras. Är underlaget gammalt eller motsägelsefullt får AI-assistenten samma problem. 

Informationsägarskap, metadata och informationskvalitet blir därför en del av infrastrukturen som AI är beroende av, inte mindre viktiga i en AI-driven värld. 

Och allt är inte information 

Det här är kanske den viktigaste poängen: ett modernt intranät handlar inte bara om att läsa. Det kan stödja onboarding, beställningar, formulär, självservice, godkännanden och andra interna processer. Det kan ge olika medarbetare olika innehåll, uppgifter och ingångar utifrån till exempel roll, arbetsplats och behov. 

Och det kan vara platsen där organisationens AI-assistenter blir enkelt tillgängliga. Organisationer som redan har AI-assistenter inom till exempel HR, IT eller andra verksamhetsområden kan samla dem i en gemensam arbetsyta, och nya assistenter kan sedan adderas över tid. Samma sak gäller framtida AI-agenter. 

Arbetsytan behöver också fungera där medarbetaren faktiskt arbetar, vid datorn, i mobilen, i butiken, på sjukhuset, i produktionen eller ute på fältet. Det gör nästa generations intranät relevant även för medarbetare som inte har datorn som sitt huvudsakliga arbetsverktyg. 

Ska man pausa intranätsatsningen och vänta på AI? 

Nästan tvärtom, men det är klokt att tänka efter innan man investerar i ännu en generation av ett traditionellt intranät. Börja inte med frågan "vilken intranätplattform ska vi välja?" Börja med medarbetarens arbetsdag: hur många system måste medarbetarna bevaka? Vilka frågor ställs om och om igen till HR och IT? Hur mycket tid går åt till att hitta rätt? Vilka uppgifter riskerar att missas? Vilka interna processer skapar onödig friktion? Vilka grupper av medarbetare når dagens digitala arbetsplats dåligt? 

Där finns kravbilden för nästa generations intranät. 

AI ersätter inte arbetsytan, AI gör den intelligentare. Fokus flyttas: från publiceringsplats till arbetsyta, från navigation till svar, från samma för alla till personligt, från information till handling. 

Det är utifrån den tanken vi på Precio Fishbone arbetar med Intranet Work Hub, vår syn på nästa generations intranät. Tanken är inte att ersätta organisationens investeringar i till exempel Microsoft 365 och SharePoint. Varje system ska fortsätta göra det som det är bra på. 
 
Intranet Work Hubs uppgift är att knyta ihop den digitala arbetsplatsen och göra arbetsdagen enklare.