Intranätet måste fungera även för den som inte sitter framför en dator

Tänk på medarbetare inom vård, handel, industri, logistik, omsorg, service eller fältverksamhet. För många av dem är datorn inte arbetsdagens självklara centrum, men de behöver ändå information, kommunikation, arbetsverktyg och stöd från organisationen precis som alla andra. Om nästa generations intranät ska vara till för hela organisationen måste vi därför börja tänka bortom skrivbordet. 

Samma organisation, helt olika arbetsdagar 

Jämför två medarbetare i samma organisation. Den ena arbetar på huvudkontoret och har egen dator, Outlook, Teams och intranätet tillgängligt hela dagen, kanske med intranätet öppet i en flik. Den andra arbetar i butik, på ett sjukhus, i produktionen eller ute hos kunder, och har kanske några minuter mellan två arbetsmoment för att ta upp mobilen. Ändå bygger vi ofta den digitala arbetsplatsen som om de båda hade samma förutsättningar, och det har konsekvenser. 

Det räcker inte att göra intranätet responsivt 

Att ett intranät fungerar tekniskt i mobilen är naturligtvis en grundförutsättning. Men ett desktopintranät som har krympts ned till en mindre skärm blir inte automatiskt en bra mobil arbetsupplevelse, eftersom behoven kan vara helt annorlunda. 

Den som öppnar intranätet i mobilen mellan två arbetsmoment vill sällan mötas av en stor navigationsstruktur och tio nyheter. Personen behöver i första hand veta: har något viktigt hänt? Finns det något jag behöver göra? När börjar mitt nästa arbetspass? Finns det någon uppgift som väntar på mig? Hur gör jag om jag blir sjuk? Vilken rutin gäller i den här situationen? Vem ska jag kontakta? Det är ett annat sätt att tänka kring intranätet. 

Relevans blir ännu viktigare i mobilen 

På en stor skärm kan vi komma undan med ganska mycket information. På en mobil blir varje irrelevant sak mer påtaglig, och därför blir personalisering central. En medarbetare på ett lager i Göteborg behöver inte nödvändigtvis se samma information som en ekonom på huvudkontoret i Stockholm. En sjuksköterska och en HR-specialist har olika arbetsdagar, och en butikschef och en medarbetare i butiken kan behöva olika funktioner. Roll, organisation, arbetsplats, ansvar och andra relevanta uppgifter kan därför hjälpa intranätet att visa rätt saker för rätt person. 

Personligt handlar inte om att göra intranätet trevligare, utan om att göra det relevant. 

AI kan få ännu större betydelse för den mobila medarbetaren 

Att navigera genom en stor informationsstruktur på en mobiltelefon är sällan en fantastisk upplevelse. Att skriva en fråga kan däremot vara väldigt enkelt: "Hur sjukanmäler jag mig?", "Vad gäller vid övertid?", "Hur rapporterar jag en incident?", "Vilken rutin gäller om en kund skadar sig i butiken?" 

En AI-assistent som använder organisationens godkända informationskällor kan ge ett direkt och källhänvisat svar. Medarbetaren behöver inte veta vilken avdelning som äger informationen, vilken sida den ligger på eller vad dokumentet heter. Det kan vara värdefullt för alla medarbetare, men för den som står med mobilen i handen mitt i verksamheten kan skillnaden vara ännu större. 

Organisationens AI-assistenter behöver också komma ut från datorn 

Många organisationer börjar nu utveckla AI-assistenter för HR, IT och andra delar av verksamheten, vilket väcker en ny fråga: var ska medarbetarna hitta dem? Om varje AI-assistent blir ytterligare en tjänst, länk eller applikation som medarbetaren måste känna till riskerar vi att skapa samma fragmentering som vi redan har med våra andra digitala system. 

En gemensam arbetsyta kan i stället bli ingången till organisationens AI-stöd. Har organisationen redan en HR-assistent kan den finnas där, liksom en IT-assistent, och framtida verksamhetsspecifika assistenter kan adderas efter hand. De blir då tillgängliga även för den som arbetar från mobilen, inte bara för medarbetarna som sitter framför en dator hela dagen. 

Kommunikation är också en del av problemet 

Organisationer lägger stora resurser på intern kommunikation. Ledningen vill nå ut, HR behöver informera, viktiga förändringar ska kommuniceras och kultur och värderingar ska byggas. Men kommunikationen har begränsat värde om delar av organisationen sällan besöker intranätet. 

Här tror vi att nyttan i själva arbetsverktyget spelar stor roll. Om intranätet hjälper mig med sådant jag faktiskt behöver under arbetsdagen får jag ett eget skäl att använda det, snarare än att gå dit för att någon har sagt att jag borde läsa intranätet. Och när jag väl är där ökar också möjligheten för organisationens kommunikation att nå fram. Nytta skapar användning, användning skapar räckvidd. 

Ett intranät för arbetsdagen, inte för kontoret 

Det här är en viktig tanke bakom Precio Fishbones koncept Intranet Work Hub. Vi vill att nästa generations intranät ska följa medarbetaren snarare än skrivbordet. En personlig arbetsyta kan samla relevant information, notiser och uppgifter från flera system och göra det enklare att förstå vad som behöver uppmärksamhet. Sök och AI-assistenter kan hjälpa medarbetaren hitta information och få svar, och när något behöver göras ska vägen till rätt funktion eller system vara kort. 

Det ska fungera på datorn, men också i mobilen och på surfplattan. Det är en uttalad del av konceptet, och särskilt relevant för verksamheter som vård, handel, industri och logistik. Personligt. På alla enheter. Där medarbetaren arbetar. 

Börja med att fråga vilka ni inte når idag 

När organisationer utvärderar sina intranät tittar man ofta på användningsstatistik. Men ett lågt användande bland vissa grupper är inte nödvändigtvis ett kommunikationsproblem, det kan vara ett designproblem. Kanske är intranätet helt enkelt inte tillräckligt användbart i deras arbetsdag. 

Därför skulle vi lägga till några frågor när nästa intranät diskuteras: vilka medarbetare använder dagens intranät minst? Hur ser deras arbetsdag ut? Vilken enhet har de faktiskt tillgång till när de arbetar? Vilken information behöver de snabbt? Vilka uppgifter behöver de utföra? Vilka system behöver de använda? Och vad skulle få dem att själva vilja öppna intranätet? 

Svarar vi på de frågorna kanske vi också börjar bygga ett annat slags intranät. Inte ett som främst är anpassat efter dem som redan sitter framför en dator, utan en digital arbetsyta för hela organisationen. Det är en viktig del av vad vi menar med nästa generations intranät.