Intranet Work Hub – vår syn på nästa generations intranät

När organisationer ska utveckla eller byta intranät handlar diskussionen ofta snabbt om teknik: SharePoint, Optimizely, Umbraco eller något annat. Vi tycker att det finns en viktigare fråga att börja med: hur ser medarbetarnas digitala arbetsdag faktiskt ut? Hur många system behöver de förhålla sig till? Hur hittar de information? Vilka frågor ställs om och om igen till HR och IT? Vilka interna processer skapar onödig administration? Och hur skiljer sig arbetsdagen mellan olika grupper av medarbetare? 

När vi förstår det kan vi börja diskutera vilken roll intranätet bör ha. 

Från publiceringsplats till arbetsyta 

Ett traditionellt intranät har framför allt varit en plats där organisationen publicerar information, och det kommer fortsatt vara en viktig uppgift. Men vi tror att intranätet kan göra betydligt mer. 

Tänk dig att du börjar arbetsdagen och möts av en personlig överblick: dagens möten, viktiga nyheter, uppgifter som väntar, en faktura som behöver attesteras, en obligatorisk utbildning som snart förfaller, ett driftmeddelande som berör din arbetsplats, genvägar till de verktyg du använder mest. Du behöver inte själv öppna fem olika system för att förstå vad som händer. 

Det är den förflyttningen vi vill göra med Intranet Work Hub: från en plats du besöker för att läsa information till en arbetsyta som hjälper dig genom arbetsdagen. 

Vi ersätter inte systemen, vi knyter ihop dem 

Intranet Work Hub innebär inte att organisationen ska kasta ut sina befintliga system. Microsoft 365, SharePoint, HR-systemet, ekonomisystemet, CRM och andra verksamhetssystem ska fortsätta göra det de är bra på. Work Hubs uppgift är att skapa en sammanhängande upplevelse ovanpå den digitala miljön: relevant information, notiser och uppgifter från olika system visas i en gemensam personlig vy, och när medarbetaren behöver arbeta vidare leder Work Hub direkt till rätt funktion eller system. I vissa fall kan enklare aktiviteter genomföras direkt i arbetsytan. 

Varje system löser sin del av arbetsdagen. Intranet Work Hub knyter ihop helheten, så att medarbetaren inte längre behöver vara organisationens integrationslager. 

Fyra principer för arbetsdagen 

Vi sammanfattar tanken bakom Intranet Work Hub i fyra principer. 

1. SAMLA. 

Information, notiser, uppgifter, kalenderhändelser och andra aktiviteter från flera system kan samlas i en personlig vy. Poängen är inte att trycka in all information på en startsida, utan att minska bruset och göra det enklare att se det som faktiskt är relevant. Målet är att se det viktiga utan att behöva bevaka alla system själv. 

2. FÖRSTÅ.

AI gör inte traditionell sök och navigation överflödig, de löser olika behov. Ibland vill man hitta en specifik sida eller ett dokument, då krävs en bra sökfunktion. Ibland vill man orientera sig inom ett område som HR, IT eller ekonomi, då krävs en genomtänkt informationsstruktur. Och ibland vill man bara få svar på en fråga, som hur stort friskvårdsbidraget är eller hur man sjukanmäler sig. Då kan en AI-assistent hämta svaret ur organisationens godkända källor och ge ett direkt, källhänvisat svar. Man söker när man vill hitta, och frågar när man vill ha svar. 

3. PRIORITERA. 

Så fort information och uppgifter från flera system samlas på ett ställe uppstår nästa fråga: vad behöver min uppmärksamhet just nu? En företagsnyhet, ett driftmeddelande, ett Teams-meddelande och en faktura som väntar på attest har helt olika vikt, och ett personligt intranät kan hjälpa medarbetaren att skilja mellan det som är bra att känna till och det som faktiskt behöver hanteras. Det kan bygga på roll, arbetsplats, ansvar, deadlines och verksamhetsregler, och successivt förstärkas med AI. 

4. AGERA. 

Överblick räcker inte på egen hand. Väntar en faktura på attest vill man kunna gå direkt till den. Saknas tidrapporteringen vill man komma direkt till rätt funktion, utan att först behöva leta upp en instruktion om vilket system man ska öppna. I vissa fall leder Work Hub vidare till det bakomliggande systemet, i andra fall kan aktiviteten genomföras direkt i arbetsytan. På sikt blir även AI-agenter intressanta här, när AI går från att enbart hjälpa oss förstå till att också hjälpa oss agera. 

Fundamentet är fortfarande ett riktigt bra intranät 

Nästa generations intranät innebär inte att vi ska kasta bort allt vi lärt oss om bra intranät. Aktuellt och relevant innehåll, en bra informationsstruktur, sök, tydligt informationsägarskap, tillgänglighet och governance är fortfarande fundamentet. Detsamma gäller stöd för interna processer. 

Onboarding är ett bra exempel. I stället för en sida med information om vad en nyanställd ska göra kan intranätet hjälpa personen genom hela processen: läs introduktionsinformationen, beställ utrustning, genomför utbildningar, boka introduktionsmöten, bekräfta policys, klart. De olika aktiviteterna kan fortfarande hanteras av olika bakomliggande system, men för medarbetaren upplevs de som en sammanhängande resa. Systemen hanterar sina delar av processen, Work Hub knyter ihop dem för medarbetaren. 

AI blir en central del 

Att AI kommer att förändra intranäten råder det knappast någon tvekan om. Medarbetare kommer i allt högre grad förvänta sig att kunna ställa frågor till organisationens information och få direkta svar. 

Men AI löser inte hela arbetsdagen. En AI-assistent kan berätta hur man tidrapporterar, men den ger inte automatiskt överblick över dagens möten, de tre uppgifter som väntar, fakturan som behöver attesteras, driftmeddelandet som berör din arbetsplats och onboardingprocessen du ansvarar för. Därför ser vi inte AI som en ersättare för arbetsytan, utan som något som gör arbetsytan intelligentare. 

Intranet Work Hub kan samtidigt bli den naturliga platsen för organisationens AI-assistenter. Har organisationen redan en HR-assistent och en IT-assistent kan de göras tillgängliga där medarbetaren redan befinner sig, och nya assistenter och framtida AI-agenter kan adderas efter hand. AI behöver inte heller bara finnas i en chattruta, den kan dyka upp i rätt sammanhang för att sammanfatta, förklara vad som förändrats, vad som gäller för mig eller vad jag behöver göra. Det är när AI blir en del av själva arbetsflödet som det blir riktigt intressant. 

Personligt, och tillgängligt där arbetet sker 

Alla medarbetare har inte samma arbetsdag, och långt ifrån alla sitter framför en dator åtta timmar om dagen. En sjuksköterska, butikschef, ekonom, servicetekniker och kontorsmedarbetare behöver olika information och olika verktyg. Därför är personalisering en central del av konceptet: roll, organisatorisk tillhörighet, arbetsplats och ansvar hjälper Work Hub att visa rätt saker för rätt person, samtidigt som lösningen behöver fungera lika bra på dator, surfplatta och mobil. Det är särskilt viktigt inom vård, handel, industri, logistik och fältverksamhet. 

Och vi ska kunna se om det faktiskt fungerar 

Ett bra intranät ska inte bara kännas bättre, vi vill kunna förstå om det är bättre. Vi kan naturligtvis mäta traditionella saker som användning, räckvidd och sökningar. Men när intranätet blir ett arbetsverktyg kan vi förstå betydligt mer: var fastnar användarna, vad söker de efter utan att hitta, vilka frågor kan AI-assistenten inte besvara, vilka processer tar lång tid, vilka funktioner används och vilka uppgifter leder vidare till andra system. 

Målet är inte ytterligare en dashboard med statistik, utan att använda kunskapen för att göra lösningen bättre. Mäta, förstå, förbättra, mäta igen. 

Ett koncept, inte en färdig produkt 

Intranet Work Hub är inte ett färdigpaketerat intranät som ser likadant ut hos alla kunder. Olika organisationer har olika medarbetare, system, processer och behov, så lösningen behöver utformas tillsammans med kunden. Vi börjar med arbetsdagen, kartlägger var friktionen finns och vad som skulle göra störst skillnad, och låter sedan lösningen utvecklas stegvis. Det kan börja med ett bättre intranät och en personlig arbetsyta, och därefter kan fler integrationer, processer, funktioner och AI-stöd adderas utifrån var de skapar störst nytta. Vi behöver inte bygga allt på en gång, vi börjar där värdet är störst och utvecklar vidare därifrån. 

Det arbetsverktyg medarbetaren faktiskt vill använda 

Det långsiktiga målet är egentligen ganska enkelt. Vi vill inte behöva övertyga medarbetarna om att de ska använda intranätet, vi vill göra det så användbart att de själva vill använda det. När intranätet hjälper mig att förstå min arbetsdag, hitta information, få svar, se vad som är viktigt och komma vidare till det jag behöver göra, får jag ett eget skäl att använda det. Fler använder arbetsytan, fler nås av kommunikationen. Nytta skapar användning, användning skapar räckvidd. 

Det är vår grundidé med Intranet Work Hub: inte ytterligare ett system medarbetaren behöver hålla reda på, utan en arbetsyta som hjälper medarbetaren att hålla ihop alla de andra.