eDiscovery i Microsoft 365 – varför behöver ditt företag eDiscovery?

Vad är eDiscovery?

eDiscovery är den juridiska processen för att hitta, bevara, granska och dela digital information vid rättstvister, statliga utredningar eller begäran om allmänna handlingar. Denna digitala information, kallad ESI (Electronically Stored Information), inkluderar e-post, chattmeddelanden, filer i molnet, databaser, affärsappar och inlägg i sociala medier. I ett rättsfall måste båda parter dela relevant ESI så att jurister kan analysera och presentera det i domstol.

Till skillnad från traditionell pappersbaserad bevisföring hanterar eDiscovery enorma och snabbt föränderliga datamängder som är utspridda över enheter, användare och plattformar. Eftersom data enkelt kan ändras eller raderas – ibland av misstag – är det kritiskt att bevara informationen korrekt för att undvika sanktioner för bevisförstöring. Framgång kräver tydliga juridiska spärrar (legal holds), säkra insamlingsmetoder och teknik som snabbt filtrerar bort ovidkommande data.

eDiscovery i Microsoft 365

Inbyggt i Microsoft Purview

eDiscovery är en central del av Microsoft Purview – Microsofts enhetliga plattform för datastyrning och regelefterlevnad.

Hur eDiscovery fungerar i Purview

Verktygen i Purview söker och bevarar data direkt från Exchange Online-postboxar, Teams-chattar, SharePoint-sajter och Office 365-grupper. Detta gör live-innehåll i Microsoft 365 till juridiskt hållbara bevis. Genom juridisk arkivering (legal hold) bevaras data på plats, och sökningar görs med nyckelord och villkor för att få fram relevant ESI. Exporten levererar sedan resultat som är redo för domstol, allt styrt genom rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC).

EDRM-modellen (Electronic Discovery Reference Model)

EDRM är en internationell standard som beskriver hela livscykeln för eDiscovery. Modellen uppdaterades senast 2023 och guidar team genom de olika stadierna – från identifiering av data till slutlig produktion av bevis.

Källa: The Legal Practice 

Tre lösningar för eDiscovery i Microsoft Purview

Microsoft Purview erbjuder tre sammankopplade lösningar som kan skalas upp efter dina behov – från enkla innehållssökningar till avancerade juridiska arbetsflöden.

1. Content Search: Grunden för snabb sökning

Content Search är instegsverktyget som låter administratörer göra riktade sökningar i Microsoft 365. Du kan skapa exakta frågor med nyckelord och avancerade villkor för att hitta relevant information och sedan exportera resultaten för analys. Rollbaserad säkerhet säkerställer att endast behöriga kan köra sökningar och se resultat.

2. eDiscovery (Standard): Strukturerad ärendehantering

eDiscovery Standard utökar möjligheterna i Content Search genom att introducera arbetsflöden för ärendehantering. Här kan du skapa specifika eDiscovery-ärenden, utse ansvariga chefer och samla sökningar och exporter för bättre spårbarhet. Den viktigaste funktionen är legal hold, som automatiskt bevarar innehåll i postboxar, Teams-kanaler eller SharePoint-sajter utan att störa användarnas dagliga arbete.

3. eDiscovery (Premium): Fullständig automatisering av arbetsflödet

Detta är den mest avancerade lösningen som täcker hela eDiscovery-livscykeln. Premium erbjuder verktyg för hantering av respondenter (custodian management) och kraftfulla AI-funktioner. Med hjälp av maskininlärning kan systemet automatiskt prioritera de mest relevanta dokumenten. Det förenklar arbetet med att filtrera bort ovidkommande information från enorma datamängder, vilket sparar både tid och pengar.

Hur kommer du igång med eDiscovery i Microsoft 365?

Att använda Microsoft Purview eDiscovery sker i tre grundläggande steg. Exakta funktioner beror på din licensnivå.

Steg 1: Verifiera och tilldela licenser

Säkerställ att din organisation har rätt licenser för funktioner som legal hold och export. Vanliga planer är Exchange Online Plan 2, Microsoft 365 E3/Office 365 E3 eller högre. Användare som hanterar bevarande (holds) behöver specifika eDiscovery-licenser.

Steg 2: Tilldela rätt behörigheter

Ge åtkomst genom att lägga till användare i rollgruppen "eDiscovery Manager" i Microsoft Purview. Gruppen är uppdelad i "Managers" (som bara ser sina egna fall) och "Administrators" (som ser allt och hanterar medlemskap). Korrekt rollfördelning förhindrar obehörig åtkomst och möjliggör ett effektivt samarbete.

Exempel på hur du tilldelar behörighet:

Gå till Permissions i Microsoft Purview-portalen och välj eDiscovery Manager.

Klicka på Edit role group och lägg till de relevanta användarna.

Steg 3: Skapa ett ärende

När behörigheterna är på plats skapar du ditt första eDiscovery-ärende. Den som skapar ärendet får automatiskt full åtkomst. Du kan sedan bjuda in kollegor som behöver samarbeta i utredningen.

Hur skapar eDiscovery affärsnytta?

Utan ett strukturerat tillvägagångssätt för eDiscovery blir det ineffektivt och extremt dyrt att hantera juridiska krav. Här är de viktigaste fördelarna:

• Säkrad regelefterlevnad: Myndigheter ställer strikta krav på lagring och integritet. eDiscovery hjälper dig att hålla ordning på avtal och kommunikation för att undvika böter och sanktioner.
• Minskad risk: Dålig datahantering exponerar företaget för rättsliga tvister och cyberhot. Med rätt verktyg minimerar du risken för bevisförlust och ryktesskada.
• Ökad effektivitet: Att leta dokument manuellt kan ta månader. eDiscovery automatiserar insamlingen, filtrerar bort ovidkommande data och sänker dina juridiska utgifter.

Bästa praxis för ditt företag

Tänk framåt med proaktiv datahantering

Företag som lyckas med eDiscovery arbetar proaktivt. Genom att ha god ordning på sin data förvandlas regelefterlevnad från en tung börda till en konkurrensfördel.

Upprätta policyer för informationsstyrning

Tydliga policyer definierar vilken data som skapas, hur den lagras och när den raderas. Det minskar behovet av omfattande sökningar vid rättstvister och hindrar att onödig data driver upp lagringskostnaderna.

Investera i modern teknik

AI-drivna verktyg automatiserar insamling från Exchange, Teams och SharePoint. Systemet hanterar dubbletter och bevarar metadata automatiskt, vilket sänker juridiska kostnader drastiskt och säkerställer att beviskedjan är intakt.

Vill du veta mer om hur Precio Fishbone kan hjälpa ditt företag? Kontakta våra experter för att se hur en strategi för Microsoft Purview och AI kan skapa mätbar affärsnytta för din organisation.