Efter att ha levt med en föråldrad och instabil webbplattform under lång tid har SPF Seniorerna moderniserat plattformen och ändrat sin IT-strategi. Förbundet har, efter uppgraderingen, beslutat att alltid ha den senaste Optimizely-versionen i fortsättningen. Moderniseringen har bland annat resulterat i högre prestanda och tillgänglighet, effektivare administration samt bättre medlemskommunikation och likviditet.
– Med Precio Fishbones mycket kreativa och agila metodik har vi lyckats uppgradera vår tidigare äldre och opålitliga webbplattform på ett säkert och kostnadseffektivt sätt. Från en trög och svårarbetad plattform, med en konstant oro för driftsstörningar, har vi nu en väldigt trygg lösning med hög tillgänglighet, prestanda och funktionalitet. Förutom att vi kan lita på att sajten är tillgänglig 24/7 har det också blivit enklare att arbeta med och publicera innehåll på webben. En konsekvens av detta är att våra redaktörer är mer aktiva idag, vilket driver upp besöksfrekvensen, säger Sabina Brogård, IT-chef på SPF Seniorerna.
En kvarts miljon medlemmar och 1300 redaktörer
SPF Seniorerna är en partipolitiskt och religiöst obunden medlemsorganisation som arbetar för att Sverige ska ha bästa tänkbara äldrepolitik och bildar opinion i alla viktiga äldrefrågor. Förbundets mest prioriterade frågor är äldres ekonomi, hälsa och omsorg, boende och rätt att arbeta. Alla som har rätt till pension i Sverige, oavsett ålder, kan bli medlemmar i SPF Seniorerna. Idag finns närmare en kvarts miljon medlemmar i 26 distrikt och cirka 700 föreningar runt om i landet.
Utmaningen: en trög Episerver-plattform med driftstörningar
SPF Seniorerna hade tidigare en relativt gammal Episerverbaserad webbplattform som upplevdes som svårarbetad och krånglig av de närmare 1300 ideella redaktörerna och led av både prestanda- och driftsäkerhetsproblem.
– Vi gick ofta hem med en ängslan över att plattformen skulle krascha under natten och våra redaktörer klagade ständigt på administratörsgränssnittet. Integrationen mellan vårt medlemssystem och webbplattformen var också alltför hårt knuten, vilket ledde till prestandaproblem och driftsavbrott. Situationen blev ohållbar, förklarar Jimmy Högberg, IT Administratör på SPF Seniorerna.
Uppgradera stegvis i stället för att bygga nytt
Förbundet beslöt därför att plattformen behövde bytas och vände sig till flera leverantörer. De flesta rekommenderade dem att slänga ut Episerver (numera Optimizely) och bygga upp webben från grunden med en helt ny plattform. Ledningen var mycket tveksamma till förslaget då det hade blivit väldigt kostsamt, tids- och processkrävande samtidigt som det hade orsakat långa driftsstopp.
– Vi ville förändra så lite som möjligt av både webbplatsen och redaktörsportalen. Bland annat för att underlätta för våra redaktörer, men också för att inte verksamheten skulle påverkas av systembytet. Målsättningen är också att det ska vara så enkelt som möjligt att söka information och interagera med oss för våra medlemmar och besökare på webben, berättar Sabina och fortsätter:
– Därför gäller det att prioritera och bara göra nödvändiga förändringar. Precio Fishbone föreslog att vi skulle behålla plattformen och strukturen och uppgradera plattformen stegvis, en version i taget, för att på så sätt minimera störningar och förändringar.
Alltid senaste versionen: nästa steg är Optimizely 13
Precio Fishbone tog över utveckling, förvaltning och drift av plattformen och startade med att uppgradera den tidigare Episerverplattformen, version 8, till Optimizely version 11 och därefter till version 12.
– Att göra en uppgradering i flera versioner är ingen liten uppgift. Man måste vara noggrann då det är många parametrar att hålla reda på. Precio Fishbones strategi att göra det agilt och successivt var klockren. Under hela uppgraderingsprojektet kunde vi hålla i gång den gamla webben och redaktörsportalen, utan några oplanerade driftsstörningar. På det stora hela gick hela versionslyftet över förväntan, framhåller Jimmy.
Jimmy berättar att erfarenheterna av den föråldrade plattformen lett fram till beslutet att de fortsättningsvis ska hålla jämna steg med den tekniska utvecklingen och alltid uppgradera till den senaste versionen. Teamet förbereder sig nu för att uppgradera plattformen till Optimizely 13.
Smidigare medlems- och eventhantering med Softadmin
I samband med moderniseringen av webbplattformen beslöt SPF Seniorerna också att förbättra och byta ut CRM-/medlemsystemet till Softadmin®. Systemet är integrerat med webbplattformen och har bland annat resulterat i effektivare medlemsadministration, hantering av events samt underhåll och utveckling.
– Det har blivit mycket smidigare att administrera medlemsinformation och vi har också börjat använda eventhanteringen. Det underlättar publicering av events samt hanteringen av anmälningar, eventkommunikation och annan uppföljning. Dessutom innebär införandet av Softadmin® att behovet av externt support- och konsultstöd minskat eftersom den modulbaserade plattformen gör det så mycket enklare att nyutveckla och införa förändringar, poängterar Jimmy.
Digitalt medlemskort och enklare eventanmälan för medlemmarna
För medlemmarna har moderniseringen också inneburit en del förbättringar. Det har blivit enklare att anmäla sig till och få information om events och medlemskortet kan nu laddas ned digitalt. Detta har gjorts av miljö- och kostnadsskäl. Tidigare skickades kortet ut på papper tillsammans med medlemstidningen.
En annan stor förbättring på webbplatsen är införandet av betalhantering via Swish eller kort. Idag betalar nya och befintliga medlemmarna den årliga medlemsavgiften på det sättet. Tidigare skickades en inbetalningsavi ut via posten.
– Betalningarna kommer in mycket snabbare idag. Många medlemmar betalar nu direkt när de får sin digitala avi. Nya medlemmar betalar också vid själva medlemsansökan, vilket gör stor skillnad! Vi tappar därför inte lika många intressenter, som när ett inbetalningskort postas till dem. Då glömmer många att betala. Detta leder också till betydligt bättre likviditet, konstaterar Jimmy.
Nästa steg: enhetlig digital betalning för 700 föreningar
Inom kort kommer medlemmarna även att kunna betala med Swish eller kort när de anmäler sig till ett event på hemsidan. I dagsläget hanterar de 700 föreningarna inbetalningarna med olika lösningar, bland annat pappersavier.
– Det kommer att spara dem mycket tid och pengar att få en enhetlig digital lösning för betalningar. Inte minst kommer pengarna in snabbare och kontrollen över transaktionsflödena stärks, påpekar Jimmy.
Trygg och lättarbetad plattform leder till högre engagemang
– Vi känner oss inte bara trygga med den nya lösningen, utan även med Precio Fishbone som ställer upp i tid och otid och ser till att vi fortsättningsvis är uppdaterade och i fas med den tekniska utvecklingen. Det är så många inblandade i vår externa kommunikation. Därför är det väldigt viktigt att plattformen alltid är tillgänglig, alla dagar på året, understryker Sabina.
Efter uppgraderingen till Optimizely 12 har tillgängligheten till webbplatsen och redaktörsportalen i princip varit 100-procentig. Prestandan har stärkts och det har blivit enklare att utveckla, underhålla och arbeta med webbplatsen och portalen. Det har också blivit enklare att skapa, publicera och hantera innehåll och bilder för redaktörerna. Jimmy berättar:
– Även om målsättningen var att göra så få förändringar som möjligt har vi adderat några nya funktioner för redaktörerna. Bland annat är det lättare att publicera bilder, vilket idag även kan göras via mobilen. Det har också blivit smidigare att göra kampanjer då man nu kan göra det på samma plattform. Tidigare använde vi ett externt system till detta.
– Vi har också gjort det enklare för sällanredaktörer att publicera innehåll via ett anpassat gränssnitt. Sammantaget leder föryngringen av plattformen och de nya funktionerna till ökad aktivitet och högre engagemang hos både redaktörer och besökare.
Dela gärna detta på
