Hur många system krävs för att göra en arbetsdag?

Organisationer har under många år investerat i allt bättre digitala verktyg, vilket förstås är positivt. Problemet är att varje system i första hand är utvecklat för sin egen uppgift. HR-systemet ska vara bra på HR. Ekonomisystemet ska hantera ekonomi. CRM-systemet ska stödja kundarbetet. 

Men vem håller ihop helheten? Ofta är svaret medarbetaren. Det är medarbetaren som behöver veta vilka system som ska bevakas, var information finns, vilka notiser som är viktiga, vilka uppgifter som väntar och vart man ska gå för att få något gjort. Vi har med andra ord blivit våra egna integrationslager. 

Först har vi systemfriktionen 

Var registrerar jag min arbetstid? Var beställer jag en ny telefon? Var ser jag mina lönespecifikationer? Var ligger informationen om tjänsteresor? Var finns fakturan jag ska attestera? 

För den som arbetar i organisationen varje dag blir mycket av detta så småningom rutin. Men tänk på en nyanställd, eller på en medarbetare som bara använder ett visst system några gånger per år. En betydande del av den digitala kompetensen på en arbetsplats handlar då egentligen om att ha lärt sig vilket system man ska använda till vad. Det är knappast där vi vill att medarbetarna ska lägga sin mentala energi. 

Sedan kommer uppmärksamhetsfriktionen 

Nästa problem är inte att hitta systemen. Det är att systemen försöker hitta dig. Ett mejl från ett system. En röd markering i ett annat. Ett Teams-meddelande. En uppgift som väntar. En kalenderpåminnelse. En faktura som behöver attesteras. Ett viktigt driftmeddelande på intranätet. Alla vill ha din uppmärksamhet, men allt är inte lika viktigt. 

En företagsnyhet som är bra att känna till och en faktura som måste attesteras före dagens slut har helt olika betydelse. Ändå är det ofta medarbetaren själv som får samla alla signaler och försöka skapa en mental prioriteringslista. Det digitala problemet har gått från informationsbrist till uppmärksamhetsbrist. 

Och till sist handlingsfriktionen 

Även när jag vet vad jag behöver göra återstår ofta nästa steg. Jag klickar på ett mejl som berättar att något väntar på mig, försöker förstå vilket system det gäller, öppnar systemet, navigerar till rätt funktion och hittar uppgiften. Först därefter kan jag göra det jag egentligen skulle göra från början. 

Varje enskilt moment är kanske obetydligt. Men multiplicera det med hundratals små aktiviteter, tusentals medarbetare och ett helt arbetsår, och friktionen blir intressant. 

Tänk om intranätet kunde hjälpa till att hålla ihop arbetsdagen? 

Traditionellt har intranätets uppgift framför allt varit att samla organisationens information och kommunikation, och det behövs fortfarande. Men tänk om intranätet också kunde hjälpa medarbetaren att förstå sin digitala arbetsdag. 

En personlig vy skulle kunna visa dagens möten, relevanta nyheter, uppgifter som väntar, fakturor som behöver attesteras, utbildningar som ska genomföras och andra saker som kräver uppmärksamhet. Inte genom att ersätta systemen, utan genom att skapa överblick över dem. När något behöver göras ska vägen till rätt funktion vara kort: se vad som behöver göras och gå direkt dit. 

Microsoft 365 är en viktig del av arbetsdagen. Men inte hela arbetsdagen. 

Microsoft 365, Teams, Outlook och SharePoint är centrala delar av den digitala arbetsplatsen i många organisationer, men arbetsdagen slutar sällan där. HR, ekonomi, CRM, ärendehantering, schemaläggning, tidrapportering och olika verksamhetssystem finns fortfarande kvar. Frågan kan därför inte bara vara hur vi bygger ett bättre SharePoint-intranät eller använder Microsoft 365 bättre. Vi behöver också fundera på hur hela den digitala arbetsdagen hänger ihop. 

Varje system löser sin del av arbetsdagen. Nästa generations intranät kan hjälpa till att knyta ihop helheten. 

Fyra saker som skulle göra skillnad 

Det är utifrån det resonemanget vi på Precio Fishbone har utvecklat konceptet Intranet Work Hub. Vi sammanfattar tanken i fyra principer. 

SAMLA. Skapa överblick över relevant information, notiser och uppgifter från flera system. 

FÖRSTÅ. Gör det enkelt att hitta information eller fråga en AI-assistent och få ett direkt svar. 

PRIORITERA. Hjälp medarbetaren förstå vad som är viktigt just nu och vad som kan vänta. 

AGERA. Gör vägen från information och uppmärksamhet till handling så kort som möjligt. 

Systemen finns kvar och fortsätter göra det de är bra på. Skillnaden är att medarbetaren inte själv behöver hålla ihop dem. 

Börja med arbetsdagen, inte plattformen 

När en organisation planerar ett nytt intranät börjar diskussionen ofta med funktioner och teknik. Vilken plattform ska vi välja? Vilka komponenter behöver vi? Hur ska startsidan se ut? 

Vi tycker att det finns ett bättre ställe att börja: rita upp en vanlig digital arbetsdag för olika grupper av medarbetare. Vilka system använder de? Vilka behöver de bevaka? Var kommer deras uppgifter ifrån? Vilken information letar de efter? Vilka frågor ställer de återkommande till HR, IT eller kollegor? Vad riskerar de att missa? Var tappar de tid? Och vilka moment skapar mest frustration? 

Där börjar en annan diskussion, inte bara om hur nästa intranät ska se ut, utan om hur medarbetarnas digitala arbetsdag skulle kunna fungera bättre. Det är den frågan vi försöker besvara med Intranet Work Hub.