– Vårt skräddarsydda tid-, löne- och projektrapporteringssystem spar oss mycket tid och har samtidigt stärkt kontrollen över verksamheten och de ekonomiska flödena. Det har blivit enklare för medarbetarna att rapportera in tid på rätt projekt ute på fältet och lättare för oss att administrera, fakturera, hantera löner och säkerställa att verksamheten löper på som den ska. De förbättrade rapporteringsprocesserna leder bland annat till snabbare fakturering och bättre kassaflöde, säger Mattias Hallin, Arbetsledare & IT-chef på Grus Schakt.
Ingen standardlösning passade
Grus Schakt startade i Umeå 1989 och har sedan dess vuxit till att bli ett av regionens största och mest erfarna entreprenadföretag. Företaget erbjuder en bred flora av tjänster över hela Västerbotten inom bygg och anläggning, renhållning och vägunderhåll till företag, offentliga organisationer och privatpersoner.
Grus Schakt har ett 80-tal medarbetare och en modern maskinpark med över 70 fordon och maskiner – från hjullastare och grävmaskiner till sopmaskiner och höglyftare.
De flesta anställda arbetar ute i fält med varierande arbetstider, från mycket tidiga morgnar till sena kvällar. Det har alltid varit en stor utmaning att få in medarbetarnas tidrapporter i tid och på rätt projekt och maskin för att kunna fakturera kunderna rätt kostnader och utan långa dröjsmål. För en verksamhet som Grus Schakts är snabba rapporterings- och faktureringsflöden avgörande för ekonomin och kundrelationerna.
Tidigare fick medarbetarna rapportera sina tider via papper, Excel och andra manuella lösningar, vilket var tidskrävande och ledde till långa ledtider och mycket felhantering. Grus Schakt beslöt därför att investera i ett standardsystem för tid- och lönerapporteringen. Lösningen underlättade processerna, men täckte inte verksamhetens alla behov.
– Vi blev varse om att systemet vi hade infört bland annat saknade fullt stöd för arbetstidslagen när Arbetsmiljöverket gjorde en inspektion hos oss. Systemet hade till exempel ingen funktion för att rapportera raster och pauser. Vi hade också behov av andra funktioner som saknades i systemet. Att bygga ut det själva hade blivit för komplext och kostsamt. Därför började vi se oss om efter en annan lösning, förklarar Mattias.
Mattias berättar att de utforskade andra standardsystem, men att inget matchade företagets kravlista. Till slut fick de kontakt med Precio Fishbone som föreslog en skräddarsydd lösning baserad på Softadmin-plattformen.
– Vi fick snabbt förtroende för Precio Fishbones experter. De förstod vår verksamhet och kunde snabbt visualisera en lösning som skulle möta alla våra behov på ett enkelt och kostnadseffektivt sätt. Fördelen med Softadmin är att plattformen erbjuder en flexibel och modulär systemutveckling som gör det enkelt att skapa anpassade lösningar och att vidareutveckla systemet när behoven förändras, framhåller Mattias.
Automatiserat flöde från arbets- och maskintid till faktura och lön
Den nya lösningen ger medarbetarna möjlighet att tid- och projektrapportera enkelt och snabbt via en mobilapp när de är ute på uppdrag. All tidrapportering görs utifrån projekt- och ordernummer som är knutet till en kund och en specifik maskin, som till exempel lastbil, hjullastare eller släp. Detta säkerställer att rätt timmar och maskiner debiteras rätt projekt och kund.
– Det är i princip omöjligt att göra fel eftersom medarbetarna inte behöver fundera på och välja rätt maskin och kund i systemet. Projekt-/ordernummer och arbetade timmar är i stort sett allt de behöver hålla reda på. De kan också lägga till en fritextkommentar om något särskilt inträffat under de inrapporterade timmarna, säger Mattias och tillägger:
– Vi har även lagt in olika kontroller i systemet, så att alla obligatoriska fält måste fyllas i korrekt innan nästa steg kan tas. Detsamma gäller rapportering av raster och pauser samt andra registreringskrav för vissa kunder och projekt. Därmed säkerställer vi att alla kundavtal och arbetsrättsliga regler efterlevs.
När medarbetaren har registrerat sin tid för ett visst projekt notifieras arbetsledaren och kundansvarig som får attestera orderraderna i systemet. När dessa är attesterade förs de, via integration med affärssystemet Fortnox, automatiskt vidare för fakturering. Ekonomiavdelningen granskar de automatgenererade fakturorna i Fortnox och skickar dem sedan till kund.
– Den förenklade och till största del automatiserade tid- och faktureringsprocessen har resulterat i att vi kan fakturera en gång i veckan idag mot tidigare varannan vecka. Det har stärkt kassaflödet avsevärt. Det har också blivit mycket lättare att administrera löner. Samma rapporterade timmar förs automatiskt in i Fortnox löneprogram efter attesteringen. Det gör det enkelt för vår löneadministratör att granska underlagen, både i Fortnox och i tidrapporteringssystemet, och exekvera utbetalningarna, konstaterar Mattias.
Från kraxigt tjat till örnkoll
Förutom den ökade effektiviteten och tidsbesparingarna som görs anser Mattias att den förbättrade verksamhetskontrollen är en av de största fördelarna med systemet:
– Vi har gått från att behöva tjata in tidrapporter av varierande kvalitet, där det varit svårt att överblicka alla resurser och processer, till att nu ha ett enkelt verktyg alla har i fickan som ger oss örnkoll på verksamheten. Nu kan vi med några knapptryckningar se all registrerad tid per person, maskin och projekt. Det ger oss bättre kunskap om historiken men även om framtiden, då insikterna underlättar vår planering.
Dela gärna detta på
