Patogen får ny växtkraft med nytt intranät

Norska fiskhälsoföretaget Patogen har byggt ett helt nytt Omniabaserat intranät. Den nya plattformen knyter samman organisationen över världshaven och säkerställer att alla medarbetare hålls uppdaterade om det senaste och får tillgång till all relevant information.

– Vår nya intranätplattform ger oss möjlighet att kunna distribuera nyheter och dela information på ett strukturerat och enhetligt sätt. Tidigare spreds informationen muntligen eller via e-post, vilket var ineffektivt, osäkert och inte särskilt transparent. Nu vet vi att hela organisationen, på samtliga kontor och labb runt om i Norge och i världen, har tillgång till samma information samtidigt. Det betyder mycket för vår effektivitet, organisationsstyrning och onboardingprocess, säger Noralf Gamlem, Chief Digital Officer på Patogen.

Omnia löste behovet av snabb implementation

Patogen erbjuder olika tjänster för att hjälpa bland annat fiskodlare att öka lönsamheten, prognossäkerheten och produktiviteten genom att förebygga infektioner och andra sjukdomar hos fiskar. Med Norges modernaste laboratorier för upptäckt av fiskpatogener och väl beprövade analysmetoder säkerställer Patogen också att deras kunder kan driva en mer kostnadseffektiv och djurvänlig produktion.

Företaget har omkring 50 anställda med huvudkontor i Norska Ålesund och flera laboratorier och säljkontor i andra delar av Norge samt i Skottland och i Chile. För bara tre år sedan var bolaget hälften så stort och hade då endast ett kontor, med integrerat laboratorium. Då fanns inget intranät, utan all internkommunikation hanterades via möten, e-post och andra ostrukturerade kanaler. När företaget sedan började växa snabbt och breda ut sig geografiskt uppstod ett större behov av en dedikerad och gemensam digital plattform för internkommunikation. Ledningen beslöt därför i början på 2018 att skapa ett intranät, baserat på en modern, standardmässig samt roll- och uppgiftsorienterad plattform.

– Internkommunikationen fungerade skapligt när vi var 25 personer på ett kontor, men vi insåg redan då att vi hade mycket att vinna på att skapa en strukturerad digital kommunikationsplattform. Behovet av att etablera en transparent och effektiv kanal där all interninformation konsolideras, kategoriseras och arkiveras var stort. Man ska inte behöva hänga vid kaffemaskinen för att snappa upp viktig information. När vi expanderade blev situationen ohållbar och krävde snabba åtgärder, förklarar Noralf.

Patogens behovsanalys visade att de sökte en flexibel standardplattform med ett roll- och uppgiftsbaserat gränssnitt som är enkel att administrera och implementera. Plattformen skulle även stödja Office 365.

– Vi ville ha en nyckelfärdig och enkel lösning, ett intranet in-a-box, som går snabbt att införa och få igång användandet av. För att hitta rätt plattform läste vi bland annat ClearBox Consultings rapporter. Omnia var en av tre lösningar som tydligt utmärkte sig i Clearbox marknadsanalyser. Efter kontakt med Precio kände vi att företaget gav ett genomgående bra intryck, kunde erbjuda effektiv support att de hade en bra vision och plan för kontinuerlig utveckling av systemet, konstaterar Noralf.

Implementationen av Omnia startade i mars 2018 och rullades ut i organisationen två månader senare.

Du har väl inte missat våra webcasts?

Intranätet binder samman organisationen

Med det nya intranätet kan Patogen säkerställa att all personal runt om i världen hålls uppdaterade om viktiga företagsnyheter och får tillgång till samma information samtidigt. Intranätet har också underlättat för nyanställda att lära känna och sätta sig in i verksamheten.

– Tidigare var det svårt för nyanställda att hitta information och i synnerhet äldre meddelanden och nyheter, eftersom det mesta mejlades ut. Nu finns allt samlat på ett enda ställe och med kraftfulla kategoriserings- och sökfunktioner, vilket gör det enkelt att hitta det man letar efter. Med en gemensam och transparent informations- och kommunikationsplattform har vi både förbättrat integrationen av nya medarbetare och sammanhållningen över kontors- och labb- och landsgränser. Det ger oss växt- och styrkraft då våra gemensamma mål och strategier blir lättillgängliga och tydliga för alla, understryker Noralf.

Teamsintegration skapar nya möjligheter

Patogen använder främst Teams för att mötas online och diskutera samt driva projekt och interna samarbeten. Därför planerar företaget att använda Teams som medarbetarnas primära ingång till projekt, tjänster och information, i vilken Omnia integreras sömlöst som en app.

– Teams är nyckelapplikationen för våra interna samarbeten, diskussioner och kunskapsforum. Vi vill samtidigt göra intranätet till den naturliga plattformen för medarbetarnas dagliga arbete. Genom att integrera Omnia som en app i Teams skapar vi en optimal lösning vår verksamhet, där utgångspunkten för all information och kunskapsdelning är våra samarbeten, framhåller Noralf.

Noralf berättar att Omnias roll- och uppgiftsorienterade gränssnitt också förenklat medarbetarnas dagliga arbete eftersom de nu mycket lättare och snabbare hittar relevant information och resurser.

– Våra medarbetare lyfter främst fram den förbättrade och personligt anpassade tillgängligheten till nyheter och annan information som mest värdefullt. Vi ser också stora förbättringsmöjligheter i vår interna kommunikation och våra arbetssätt som intranätet kan hjälpa oss att uppnå, spår Noralf.