Omnia kan frigöra tid för vården på Åland
Med ett Omniabaserat intranät och dokumenthanteringssystem har Ålands hälso- och sjukvård förbättrat den interna kommunikationen, skapat bättre ordning bland dokumenten och gjort det lättare att hitta information. Med tiden kan detta frigöra tid för personalen.
– Den interna kommunikationen inom Ålands hälso- och sjukvård har stärkts och vi har fått effektivare processer och bättre ordning bland våra dokument. Vi har dock ännu en bit kvar på vår förbättringsresa. På sikt, när allt är intrimmat och organisationen är utbildad, kommer personalen att arbeta effektivare, hitta information snabbare och få mer tid över till patienterna, säger Ann Riis, kommunikationssamordnare på Ålands hälso- och sjukvård.
En gemensam digital arbetsplats för hela vården
Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS) ansvarar för den offentliga hälso- och sjukvården på Åland. ÅHS erbjuder vård till den åländska befolkningen och ögruppens besökare, med allt från förebyggande vård till specialiserad sjukvård. På Åland finns hälsocentraler, hälso- och sjukvårdsmottagningar samt hemsjukvård i 16 kommuner, som är en del av ÅHS. Även specialistmottagningar, tandvård, rehab, geriatri, diabetes- och livsstilsmottagningar ingår i ÅHS verksamhet.
ÅHS hade tidigare ett egenutvecklat intranät som blivit spretigt, svårnavigerat och svårt att underhålla. Behovet av att förbättra den interna kommunikationen och att underlätta för medarbetarna att hitta relevant information var stort. Dessutom ville ÅHS få en bättre, säkrare och mer effektiv hantering av dokument. ÅHS bestämde 2017 att införa en standardiserad och molnbaserad intranätplattform samt dokumenthanteringssystem. Valet föll på Omnia som har bra stöd för såväl intranät som dokumentstyrning.
– Vi ville skapa en modern digital arbetsplats med all information, alla resurser och digitala kontors- och samarbetsverktyg på ett ställe. Därför valde vi samtidigt att gå över till Office 365. Omnia, som erbjuder sömlös integration med Office 365, var den lösning som passade våra behov bäst, konstaterar Ann.
Som implementationspartner valde man Precio Fishbone och projektet startades hösten 2017 och under 2018 förde man ut såväl Office 365 som det nya intranätet till organisationen.
– Vår nya digitala arbetsplats spänner över hela organisationen, som idag omfattar cirka ettusen användare. Bland dessa finns allt från sjuksköterskor och läkare till administrativ personal och lokalvårdare.
Klinisk ordning med Omnia
Utan ett riktigt dokumenthanteringssystem var det tidigare svårt för ÅHS att styra användningen av mallar och dokumenttyper samt att undvika dubbletter och hålla ordning på olika versioner. Antalet dokument var överväldigande och det fanns gott om dubbletter, utdaterade och bristfälliga dokument i arkiven. Ann och hennes team blev därför tvungna att med hårda nypor rensa upp i dokumentfloran.
– Vi inventerade, kategoriserade och samlade ihop alla dokument kopplade till respektive författare. Sedan uppmanade vi dokumentägarna att gå igenom sina dokument och återkoppla till oss vilka av dem som skulle sparas. De skulle svara inom en viss tid och dokument som var äldre än 2013, som ingen författare ville spara, fördes inte över. Det var ett effektivt sätt att gallra och minska volymen i det nya systemet, förklarar Ann.
Återstående dokument återpublicerades i Omnia med en väl definierad struktur och med styrda funktioner för mallar, namngivning och dokumenttyp beroende på dokumentens innehåll. Dokumenthanteringssystemet används för vårdhanteringsprocesser med behandlingsinstruktioner, doseringar, lagar och regler med mera. Nästa steg är att även föra över andra grupper av dokument till systemet.
– Det nya dokumenthanteringssystemet har skapat smidigare och effektivare arbetsprocesser. Våra medarbetare kan hitta relevanta dokument, i till exempel i en behandlingssituation, snabbare än tidigare. Med systemets inbyggda versionshantering, godkännande-, uppföljnings- och påminnelsefunktioner säkerställs också att informationen är pålitlig och uppdaterad enligt de senaste direktiven. Nu påminns dokumentägarna, med automatik, att se över dokumenten och revidera dem regelbundet, påpekar Ann.
Den digitala arbetsplatsen öppnas för alla
Omkring hälften av ÅHS personal har rörliga arbeten, utan tillgång till egen dator på arbetsplatsen. För dem har tillgängligheten till intern information och interna kommunikationskanaler tidigare varit begränsad till e-post, möten och anslagstavlor. Med införandet av Omnia bryts deras digitala utanförskap.
– Med Omnia och i synnerhet Omnias mobilapp har alla medarbetare nu möjlighet att ta del av den digitala arbetsplatsens nyhetsflöden, diskussioner, dokument, arbets- och samarbetsverktyg. Det betyder mycket för samarbetet, effektiviteten och internkommunikationen, framhåller Ann och tillägger:
– Häromdagen berättade en medarbetare att hon tycker att den digitala arbetsplatsen är ett av de viktigaste verksamhetsstöd vi har.
