Foyen lyfter sin digitala arbetsplats

Foyen Advokatfirma har infört en digital arbetsplats med ett Omniabaserat intranät och en integrerad CV-databas från Cinode. Den nya lösningen ökar tillgängligheten till intern information, arbetsverktyg och kompetensprofiler.

– Det har blivit enklare att publicera, konsumera, diskutera och dela information och nyheter. Med bättre tillgång till företagsgemensam information kommer organisationen som helhet på sikt att bli snabbare på att ta del av de senaste nyheterna och annan intern information. Vi har dock ännu en bra bit kvar att gå för att få upp användandet av vår nya digitala arbetsplats. När vi väl tagit till oss det nya sättet att kommunicera och hantera information kommer effektiviteten och förståelsen för vår gemensamma affär att öka, säger Annica Hentze, Kommunikationschef på Foyen.

Ökad delaktighet, relevans och transparens

Foyen erbjuder juridiska tjänster inom bygg- och fastighetsbranschen, teknikintensiv industri, gruv- och skogsnäring, offentliga affärer, energisektorn, miljöområdet samt branschöverskridande affärsjuridik. Företaget finns i Stockholm, Göteborg, Malmö och Falun med över 90 medarbetare och har en systerbyrå i Norge.

Advokatbyrån hade tidigare ett enklare Sharepointbaserat intranät som få medarbetare använde. Den svaga populariteten berodde bland annat på att tjänsten upplevdes som svårnavigerad och hade bristfällig sökfunktionalitet. Endast ett fåtal medarbetare publicerade information på intranätet och alltför sällan. Den vanligaste kanalen för internkommunikation och interna nyheter var e-post och personalinformationsmöten.

– Vi behövde förenkla och skapa ökad transparens, relevans och delaktighet i vår internkommunikation genom att bland annat modernisera intranätet. Mejlen är tungrodd och ineffektiv som intern kanal. Dessutom kunde nya medarbetare inte få information om vår verksamhet på ett effektivt sätt, berättar Annica och fortsätter:

– Vi ville ha en lösning som smidigt integrerar Office 365 och som kräver minimalt med underhåll och utbildning. Omnia uppfyllde det vi efterfrågade och med en tilltalande layout. Precio Fishbones experter var lyhörda för våra behov och fokuserade på det som var viktigast för oss. Det ingav stort förtroende.

Färre mejl och fler företagsnyheter

Utrullningen av Foyens nya digitala arbetsplats pågår än och kompletterades under hösten 2019 med en storbildslösning baserad på Omnia Big Picture. Den digitala arbetsplatsen innehåller även en CV-databas som bygger på kompetensplattformen Cinode.

– Några av målen med den nya lösningen är att medarbetarna ska hitta det de söker inom en minut och att deras förståelse för vår gemensamma affär ska öka. För att nå dit krävs enkel navigation, hög tillgänglighet, bra struktur och sökfunktionalitet och att informationen upplevs som relevant, understryker Annica.

Annica berättar att Omnias mobilapp är uppskattad bland medarbetarna. Många vittnar om hur enkelt det är att ta del av nyheterna via appen. Inte minst i samband med frånvaro, till exempel vid föräldraledighet.

– Med appen kan man hänga med i nyhetsflödet och våra diskussioner på ett mer otvunget sätt. Det gör det enklare att hålla sig uppdaterad om man är borta från jobbet en längre tid, poängterar Annica.

En viktig del i kommunikationsstrategin är att få fler medarbetare att publicera innehåll på intranätet. Målsättningen är att den digitala arbetsplatsen ska innehålla nyheter och berättelser från varje affärsområde och branschgrupp samt att minst två företagsgemensamma nyheter ska publiceras varje vecka. För att detta ska förverkligas behövs ökad delaktighet och individuella initiativ.

– Initialt siktar vi på 10 medarbetargenerade nyheter i veckan. Vi är inte där än, men arbetar för att nå målet med fler medarbetare som publicerar, kommenterar och delar information. Även om mycket intern information fortfarande mejlas ut har mejlskörden reducerats efter införandet av den nya digitala arbetsplatsen. Personligen har jag minskat mina mejlbaserade internutskick till samtliga medarbetare avsevärt, konstaterar Annica.

Tar tid att ändra beteenden

Annica berättar att de uppskattar den nya plattformen och de möjligheter som den erbjuder, men att det tar tid att realisera effektmålen.

– Detta beror bland annat på att det tar tid att vänja sig vid en ny teknisk plattform. Vår implementering fortsätter och användandet ökar successivt. Dessutom är det högt prioriterat att få upp hastigheten och det tror jag kommer att bidra till att användningen av vår nya digitala plattform ökar ytterligare, säger Annica.