Arriva Tog accelererar kommunikationen på Omniaplattformen

Danska tågoperatören Arriva Tog har förnyat sin dokumenthantering och byggt ett nytt intranät i Omnia. Lösningen har kraftigt förbättrat internkommunikationen och medarbetarnas möjligheter att hantera och söka efter dokument och annan information.

– Det har blivit mycket enklare för våra medarbetare att hitta kvalitets- och processbeskrivningar och andra strukturerade dokument som är avgörande för det operativa arbetet. Att navigera och hitta rätt i det tidigare dokumenthanteringssystemet var tidskrävande och inte särskilt användarvänligt. Vårt nya intranät är betydligt mer attraktivt och erbjuder snabb åtkomst till relevant information. Med Omnia har vi fått en modern lösning med all den funktionalitet som behövs för att vässa internkommunikationen och hålla organisationen uppdaterad om allt som händer på företaget, säger Erik Vestergaard Møller, Head of Safety Quality & HSE, Arriva Tog A/S.

Kostnadseffektiv plattform säkerställer hög effektivitet och pålitlighet

Arriva Tog är ett dotterbolag inom Deutsche Bahn (DB) Group och är Danmarks näst största tågoperatör. Företagets tåg trafikerar Region Midtjylland och har cirka 10 miljoner passagerare årligen.

Arriva hade tidigare ett SharePoint-baserat dokumenthanteringssystem, vilket också fungerade som ett rudimentärt intranät. Lösningen var omodern och svårnavigerad och det var besvärligt för medarbetarna att hitta rätt dokument och annan relevant information. Ledningen ville därför byta ut plattformen till en modern, robust och flexibel SharePoint-baserad lösning, i vilken de även skulle kunna migrera dokumentportföljen till minimal kostnad och ansträngning. Efter en grundlig marknadsundersökning föll valet på Omnia.

– Vi undersökte många olika plattformar och ingen av konkurrenterna kunde matcha Omnias pris per prestanda, användbarhet och flexibilitet. Dessutom sökte vi en plattform som enkelt kan integrera Microsoft 365, då det är vårt primära arbetsverktyg. Eftersom Omnia sömlöst väver samman Microsoft 365 med intranätet blev beslutet lätt, framhåller Erik.

En arbetsgrupp påbörjade utvecklingen av den bakomliggande strukturen till det nya intranätet och dokumenthanteringen under hösten 2020. Arbetet inkluderade rensning, omstrukturering och taggning av alla dokument som skulle migreras till den nya plattformen. Precio Fishbones experter hjälpte Arriva att tagga om alla dokument med hjälp av ett script, vilket sparade dem mycket arbete och tid. Den nya plattformen erbjuder också smart målgruppsstyrning, vilket innebär att informationen adresseras till rätt användare med automatik. Arrivas nya intranät och dokumenthanteringssystem lanserades till hela organisationen i maj 2021, sex månader efter projektets första workshop.

– Intranätet och dokumenthanteringssystemet har tagits emot väl av organisationen. Framförallt uppskattar medarbetarna att de enklare och snabbare nu hittar riktlinjer, säkerhets- och processbeskrivningar och andra dokument som är viktiga för deras dagliga arbete. De gillar också plattformens tillgänglighet, attraktiva utseende och innehållsstruktur, informationsöversikt och avancerade sökfilter, understryker Erik.

GDPR var en hård nöt att knäcka

En av införandeprojektets större utmaningar var att säkerställa pålitlig och säker åtkomst till dokumenten och att GDPR-direktiven uppfylls i alla situationer och användaraktiviteter. Erik berättar att de behövde analysera alla navigations- och åtkomstvägar till varje dokument och skapa flera säkerhetslager för att garantera full GDPR-efterlevnad.

– Vi lade mycket tid på att undersöka på vilken nivå behörighetskontrollen ska göras. Det var en svår nöt att knäcka. Du kan ju sätta låset på själva dokumentet, på mappen eller i gränssnittet. Användaren kan också komma åt dokumentet via flera åtkomstpunkter, vilket gör problemet ännu knivigare. Till slut kom vi fram till en smidig åtkomst- och behörighetslösning, baserad på Omnias inbyggda säkerhetsfunktionalitet, som säkerställer att alla dokument och annan känslig information skyddas helt i linje med GDPR, konstaterar Erik.

Bättre grepp om processer

Den nya plattformen är både visuellt och innehållsmässigt anpassad efter Arrivas 20 användarkategorier, vilka speglar organisationens olika yrkes- och arbetsroller. Till exempel möts chaufförerna och kundvärdarna av olika startsidor, som innehåller de dokument, nyheter och meddelanden som respektive kategori är intresserad av och har behörighet till. Arriva kommer snart även att implementera Omnias mobilapp för att ytterligare förbättra användbarheten och tillgängligheten för företagets frontpersonal.

Enligt Erik leder den nya plattformen inte bara till att informationssök och arbetsprocesser effektiviseras. Även engagemanget kommer att stärkas när medarbetarna blir bättre informerade. Dessutom kommer den nya lösningen att hjälpa Arriva att utvärdera och förbättra processer.

– Vi kommer att genomföra användarundersökningar regelbundet för att ta reda på hur bra vår moderniserade digitala arbetsplats betjänar organisationen. Undersökningarna kommer också att ge oss bättre kunskap och insikt om våra arbets- och kvalitetsprocesser och signalera om de behöver uppdateras eller omprövas. Omnias Quick Polls-verktyg, användarstatistik och andra formulär- och analysfunktioner hjälper oss att genomföra dessa undersökningar på ett enkelt och effektivt sätt, förklarar Erik.