Vitalisera verksamheten med virtuell brainstorming

Den klassiska bilden av brainstorming är ett rum fyllt med rödrosiga kollegor som ivrigt och livligt bollar idéer, skriver och ritar på whiteboarden eller flyttar post-it-lappar på väggen. I många organisationer där medarbetarna inte kan mötas, annat än online, betraktas därför inte brainstormingmöten som ett alternativ. Det finns dock inget som tyder på att virtuell brainstorming fungerar sämre. Däremot finns det studier som pekar på motsatsen.

En verksamhets livskraft bygger på en kontinuerlig ström av nya idéer och kunskaper som förnyar och förbättrar verksamheten och skyddar den mot konkurrens och andra omvärldsförändringar. En mycket viktig del i verksamhetens strukturella processer är därför att säkerställa att källan till nya idéer aldrig sinar. En stor del av idéutvecklingen sker spontant i olika arbetssituationer och som en naturlig del i medarbetarnas operativa eller projektrelaterade arbetsuppgifter.

Många organisationer använder också brainstorming för att på ett systematiskt sätt stimulera nytänkandet, kunskapsöverföringen och idéutbytet. Här tittar vi på möjligheter, metoder och lösningar för virtuell brainstorming.

Fördelar med virtuellt idékalas

Enligt en omfattande studie från 2007 konstaterades att virtuell brainstorming ökar kreativiteten och produktiviteten jämfört med fysiska idémöten. 70 % av deltagarna i undersökningen upplevde sig vara mer kreativa och nöjda med den virtuella idéprocessen kontra den fysiska.

Tomas Chamorro-Premuzic skriver i Harvard Business Review att det finns tre starka skäl till att onlinebaserad brainstorming fungerar bättre:

• Eliminerar produktivitetshinder. Virtuell brainstorming saknar den fysiska sessionens produktivitets- och effektivitetshinder i form av dominanta deltagares negativa påverkan på andras och i synnerhet introverta deltagares kreativitet. Dessutom minskar en fysisk sessions kreativitet och produktivitet när antalet deltagare överstiger en handfull personer. Antalet idéer man kan hantera och diskutera blir färre ju fler som deltar. Virtuell brainstorming är oändligt skalbar och saknar begränsningar i rum och tid.
• Erbjuder anonymitet. Vid onlinebaserad brainstorming kan idéerna vara anonyma, vilket gör diskussionerna och deltagarnas värderingar helt objektiva. Det gynnar idéutvecklingen och borgar för att de bästa idéerna vinner och inte de personer som är bäst på att övertyga. Anonymiteten ger också de mer återhållsamma deltagarna modet att kliva fram.
• Större bredd och oliktänkande. Rätt hanterat kan virtuell brainstorming öka kreativiteten och bredden av idéer. Studier visar att resultatet oftast blir bättre om deltagarna skriver ned sina idéer individuellt inför en session eller omröstning. Den virtuella idéhanteringen erbjuder den här mekanismen även under en pågående session och genererar automatiskt ett arkiv med alla aktiva och inaktiva idéer samt deras utvärderingar.

 

Metoder som frigör kreativiteten

Det finns många tricks och knep att ta till för att få igång nytänkandet i en grupp. Metoderna syftar oftast till att väcka kreativiteten, motivationen och förmågan att tänka i nya banor genom att bland annat skapa associationer, ifrågasätta och utmana deltagarna. Ett fåtal metoder lämpar sig bäst för fysiska sessioner, men de flesta kan med fördel användas för virtuell brainstorming. Några av de mest effektiva metoderna för onlinebaserad idéutveckling är bland annat:

• Mind mapping. Detta är en av de bästa metoderna för att visuellt organisera och kategorisera idéarbetet utifrån ett problem eller en utmaning. Deltagarna bidrar med sina idéer och tankar genom ett trädliknande koncept, där varje gren och dess kvistar utgör underkategorier till huvudämnet. Det finns mängder med onlinebaserade program, som Miro, Conceptboard, MindMeister, Stormboard, Coggle, xmind och LucidChart. Till exempel kan ni köra Stormboard och MindMeister som integrerade appar i Teams.
• Brainwriting. Den här metoden går ut på att alla deltagare formulerar ett antal idéer utifrån en fråga eller vissa grundförutsättningar. Deltagarna roterar sedan runt alla idéer i hela gruppen så att alla tar del av och adderar något till samtliga idéer. Det är ett effektivt sätt att få fram många idéer snabbt och säkerställa att alla, även de mest blygsamma, bidrar. Till den här övningen kan du bland annat använda ett kalkylbladsprogram som Excel eller en virtuell whiteboard med post-it-lappar som Microsoft Whiteboard eller Miro.
• Lotus- och Venndiagram. Både Lotus- och Venndiagram används ofta i idéutvecklingsarbete för att bryta ned och underlätta förståelsen av ett problem. Lotusdiagram utgår från en kärnfråga som deltagarna adderar nya kategorier, perspektiv eller lösningar till, likt blomblad. Ett Venndiagram används för att visualisera den logiska relationen mellan olika grupper av information. Enklast är att använda en virtuell whiteboard med färdiga mallar för att tillämpa dessa metoder, som Conceptboards Venndiagram och Miros Lotusdiagram.
• 5 × Varför? Metoden syftar till att komma till roten med ett problem. Inledningsvis ställs gruppen inför ett problem, ett mål eller en vision. Därefter ska de svara på varför det är ett problem eller varför de vill uppnå målet/visionen. Till detta och alla efterföljande svar ställs frågan ”Varför?” om och om igen till dess grundproblematiken identifierats. Då ställs frågan ”Vad hindrar er att lösa det?”. En virtuell whiteboard passar bra även till denna övning.
• Andra metoder som passar bra för virtuell brainstorming med hjälp av delade whiteboards är slumpmässiga ord, KJ-metoden, mood board och negativ brainstorming.

 

Omvandla idéerna till konkreta resultat

När väl alla bra idéer vaskats fram i en session är det viktigt att ha en struktur och process på plats som säkerställer att idéerna tas om hand på rätt sätt. Till att börja med behöver ni ha en transparent och korrekt process för framröstning av de bästa förslagen. Det finns en uppsjö med onlinebaserade lösningar för omröstning och undersökningar, som till exempel Polly och SurveyMonkey som du också enkelt kan lägga till som appar i Teams. De flesta programmen erbjuder även anonym röstning, vilket eliminerar gruppdynamikens påverkan på resultatet.

Sedan behövs en plattform för förvaltning och vidareutveckling av de vinnande idéerna. Med till exempel projekt- och samarbetslösningar som Trello och Planner kan varje idé utvärderas, testas och vidareutvecklas effektivt. Det finns också renodlade Idea Management-lösningar, till exempel edison365ideas, som är utformade för att lotsa nya initiativ hela vägen till realiserbara lösningar.

Planera för framgång

Så här skapar du en framgångsrik brainstorming-session:

• Bjud in människor med så olika bakgrund, kompetens och ålder som möjligt. Inkludera bakgrundsinformation, uppgifter och de frågeställningar mötet ska behandla i inbjudan.
• Bjud in med god framförhållning så att deltagarna hinner förbereda sig.
• Utse en moderator som har deltagarnas förtroende och som ser och kan entusiasmera alla.
• Skapa ett virtuellt brainstormingrum med kraftfulla verktyg för de metoder du vill använda.
• Ha ett transparent omröstningssystem på plats.
• Avsluta varje session med en gemensamt formulerad taktisk aktionsplan.