Tips från Office 365-experten: Så här jobbar du effektivt på distans

När allt fler personer arbetar hemifrån vill vi gärna dela med oss av våra erfarenheter om distansarbete. I denna bloggpost kan du ta del av några matnyttiga tips från Office 365-experten Jenny Oredsson Lind. Vi hoppas att Jennys råd kan hjälpa dig till effektiva arbetsdagar på distans.

Hej Jenny, vad behöver man tänka på för att kunna arbeta hemifrån?

Tyvärr kräver de flesta digitala verktygen att du har en bra internetuppkoppling. Har man inte en stabil internetuppkoppling kan man delvis komma runt detta problem genom att stänga av de program som man inte använder för tillfället. Jag brukar stänga av synkningen av OneDrive genom att pausa synkningen under 2 eller 8 timmar. Lyssnar du på Spotify via datorn är även det något som kan ta mycket av din internethastighet, så ett tips där är att ladda hem spellistor och sen lyssna på det som är nedladdat. Har du barn hemma som även använder internet se till att dom tittar på film som är nedladdad eller använder appar som inte kräver någon internetuppkoppling.

Har du en gammal router kan den bli snabbare genom att koppla upp sig direkt mot routern med nätverkskabel istället för med wifi. Tänk på att du även kan få bättre nätverksanslutning om du sitter nära routern.

Hur bör man planera sin arbetsdag?

Jag tycker det är bäst att hålla samma rutiner som när jag är på plats på jobbet. Att försöka hålla samma tider hemma som om du vore på din arbetsplats tycker jag fungerar bäst, dels för att de jag samarbetar med, kollegor och kunder, finns tillgängliga samma tider och det är lättare att veta när man är klar med sin arbetsdag. Om möjligt undvik att ha din arbetsplats på samma ställe som du slappar på kvällen, sitt exempelvis inte i soffan framför tv:n, så att du kan känna dig ledig efter att du stängt av datorn. Jag tycker dessutom att det är ett skönt avbrott att ta en promenad under lunchen.

Hur genomför man bra möten i webbkonferenser?

Förutsättning är även här att du har en bra internetuppkoppling. Har du dålig internetuppkoppling så kan ett alternativ vara att ringa in till ett möte med telefon och sedan ansluta till mötet via en dator men då utan ljud, på så sätt har du två enheter som ansluter till mötet.

Har du inget headset kan det även då vara bättre att ansluta till mötet med ljud via en telefon, det är jobbigt för de andra deltagarna att höra kringljud om du använder datorns högtalare och du undviker även då att få rundgång. Tips! Ska du bara lyssna på en föredragning, stäng av din mikrofon så behöver inte ditt ljud störa i onödan.

Att dela din skärm är ett bra sätt för att få mer delaktighet i webbmöten, det är enklare att prata kring ett ämne och risken för att de som deltar i mötet börjar zooma ut och jobba med annat upplever jag som mindre.

Få med alla i mötet och blir det tyst, ställ frågan om alla hör. Du kan ju aldrig veta hur aktiva alla är i ett webbmöte, men ställ frågor under tiden och innan mötet börjar kan ni komma överens om att ta en paus vid en tidpunkt, det är alltid bra att veta när man kan hämta kaffe ta tekniska pauser etc.

Det är inte alla som vill ha videokonferenser, sitter man hemma kanske det känns jobbigt att visa hur det ser ut där man sitter även om det bara är lite i bakgrunden som syns. Fråga alltid innan, eller skicka information i kallelsen att det är ett videomöte så att alla är förberedda på det. I vissa verktyg såsom Teams kan man även ställa in så att bakgrunden blir oskarp.