Viktiga frågor på väg mot den digitala arbetsplatsen

Vad behöver man tänka på för att lyckas med resan mot en digital arbetsplats? Tyvärr finns ju inget patentsvar på den frågan, men för dig som planerar att använda Office 365 som plattform har vi tagit fram ett antal frågor som gör processen lite enklare.

En utgångspunkt för vårt resonemang är att den kommande lösningen ska baseras på Microsofts plattformar och produkter, men också att verksamhetens krav kring lösningen gör att det kommer att behövas även kompletterande produkter. Fokus ligger därför på hur man kan säkerställa valen av produkter och partners för att över tiden få en kostnadseffektiv och välanvänd digital arbetsplats.

För att göra våra tips så relevanta som möjligt har vi valt att ställa frågorna ur fem olika synvinklar – nämligen administratörens, redaktörens, användarens, utvecklarens och organisationens perspektiv – vilket också är strukturen på den fortsatta texten. 

Administratörens perspektiv

För en administratör brukar de viktigaste kraven vara fokuserade på tre områden. Till att börja med handlar det om kraftfulla och lättanvända verktyg för att centralt kunna hantera viktiga aspekter av lösningen, t ex global design, sidlayouter, mallar för webbplatser och dokument, målgrupper eller separata portallösningar. Vidare måste det finnas verktyg för att kunna övervaka vilka tillämpningar som finns inom lösningen samt vilka av dessa som används respektive bör arkiveras eller tas bort. Slutligen bör man också säkerställa att det finns relevant dokumentation samt utbildningar och/eller communities som kan erbjuda hjälp när så behövs.

Kan man säkerställa att dessa krav kommer att vara uppfyllda både vid uppsättning, inflyttning och under lösningens förvaltning så har man tagit ett första steg mot en långsiktigt hållbar lösning.

Redaktörens perspektiv

När man tittar på kravställningar avseende redaktörsarbete kan det vara bra att dela upp detta i två grupper, dels redaktörer som arbetar mycket med informationsspridning och har god kunskap om de produkter som används och dels de som bara redigerar information då och då. För den senare gruppen är det viktigt att det finns intuitiva verktyg och gränssnitt för att publicera och underhålla information, medan den förra gruppen ställer högre krav. I det fallet bör man också analysera aspekter som t ex hur man redigerar sidlayouter, hanterar språkversioner av innehåll, styr publicering och avpublicering eller administrerar navigations- och informationsstruktur. Andra viktiga områden för denna grupp är också hur man kan arbeta med bilder och filmer, målgrupper samt att det finns detaljerad statistik avseende hur innehållet används.

Trenden går mot att det är fler personer som är inblandade i att dela information och kunskap inom en organisation och därför är det viktigt att båda grupperna som nämns ovan kan hållas nöjda över tiden.

Användarens perspektiv

När det gäller användarens perspektiv på den digitala arbetsplatsen så börjar och slutar kraven i att lösningen ska vara enkel att använda till sina respektive syften. Men om man bryter upp den övergripande kravställningen så handlar det ofta om möjligheter att skapa en personaliserad lösning där det är enkelt att överblicka vad som är nytt, uppdaterat, oläst och relevant för just den inloggade användaren. Vi måste självklart också säkerställa att det är enkelt att hitta det som man söker via olika typer av sök, navigering, prenumerationer och notifieringar. Det är också en självklarhet att lösningen fungerar på ett utmärkt sätt på alla klienter.

Lösningens värde och framgång uppstår i användandet - det är en gammal sanning som gäller än idag. Nöjda användare gör också alla andra intressenter nöjda.

Utvecklarens perspektiv

Det är rimligt att tro att den digitala arbetsplatsen över tiden kommer att innehålla anpassade applikationer eller integration med affärssystem eller liknande. Därför är det också viktigt att ta med utvecklarens perspektiv när man planerar vägen mot den digitala arbetsplatsen och även i detta fall finns några prioriterade frågor. Ofta handlar det om vilka verktyg som finns för att utveckla och driftsätta anpassad funktionalitet, men även frågor om dokumentation och community kan vara av stor vikt.

Är man helt säker på att vår organisation inte kommer att efterfråga anpassningar, varken idag eller framöver, kan man självklart tona ner betydelsen av denna punkt. Men vår erfarenhet visar att detta är en viktigare aspekt än vad många tänker på när man påbörjar resan mot en bättre lösning.

Organisationens perspektiv

Detta område fokuserar på frågor som är mer övergripande och som är viktiga för hela verksamheten snarare än en specifik lösningsrelaterad roll. Den högst prioriterade frågan inom denna rubrik handlar om att framtidssäkra sin lösning och att göra allt man kan för att inte senare behöva ångra de beslut som fattas idag. För att göra det så måste man titta närmare på olika produkters och leverantörers organisation, kundbas, roadmap, uppdateringstakt och supporttjänster – samt hur kompletterande produkter kan hålla jämna steg med Microsoft och Office 365.

Det man till varje pris vill undvika är att satsa på fel häst i det långa loppet mot den digitala arbetsplatsen. I det här fallet kan det översättas till att man väljer leverantörer eller produkter som inte motsvarar de krav som verksamheten ställer på en långsiktigt hållbar digital arbetsplats.

Till sist

Den önskade livslängden för den digitala arbetsplats som påbörjas idag är säkert 6-7 år eller mer och för att bli framgångsrik kommer det att krävas mycket arbete och resurser längs vägen. Ovanstående tips kan förhoppningsvis underlätta att fatta bra beslut och därmed öka chansen för bra avkastning på kommande investeringar.

Bild på whitepaper 45 viktiga frågorVill du ha en fördjupning i ämnet så har vi tagit fram ett whitepaper som kan göra processen lite enklare. Här kan du enkelt ladda ner dokumentet 45 viktiga frågor på väg mot den digitala arbetsplatsen. Du är också välkommen att delta i vårt kostnadsfria webinar där vi diskuterar ett antal viktiga aspekter kring den digitala arbetsplatsen.

Prenumerera

Prenumerera på uppdateringar.

Anders Fagerlund

Anders Fagerlund is Digital Workplace Evangelist and product owner of Omnia at Precio Fishbone.

anders.fagerlund@preciofishbone.se

Ladda ned 45 viktiga frågor om den digitala arbetsplatsen

Broschyren 45 viktiga frågor om den digitala arbetsplatsenAtt välja rätt partners och produkter är definitivt en framgångsfaktor för den som påbörjat resan mot en digital arbetsplats. I detta dokument hittar du 45 frågor som kommer att hjälpa dig att göra val som håller över tiden.

Du har väl inte missat våra webinarier?

Vill du veta mer om hur Omnia fungerar och hur Omnia kan hjälpa din organisation? Om så är fallet är du välkommen att delta på ett av våra populära webinarier. 

Du hittar datum, dagordning och anmälningsblankett i vårt Kunskapsbank