Vässa internkommunikationen med ett honungsintranät

För många företag och organisationer är intranätet synonymt med internkommunikationen. Allt från affärsstrategier, interna nyheter och event till arbetspassbyten kanaliseras via intranätet. Det är helt oslagbart faktiskt. Att kunna hantera all internkommunikation via en enda plattform. Men bara när medarbetarna gillar det och föredrar intranätet framför andra kanaler. Annars kan det förhindra och försvåra den interna kommunikationen.

Det är relativt vanligt med omoderna och styvmoderligt förvaltade intranät som ledningen förlitar sig på och medarbetarna avskyr. Följaktligen når inte kritisk information ut till hela organisationen och medarbetarengagemanget sviktar, vilket gör verksamheten ineffektiv och svårmanövrerad.

Ett impopulärt intranät kan ha flera anledningar. Det kanske inte är mobilanpassat och kan ha vuxit sig för stort och snårigt, så att det blivit svårt att hitta relevant information. Praktiska verktyg och funktioner, som medarbetarna föredrar, saknas. Möjligen på grund av att intranätet inte uppdaterats på länge och därför inte klarar att integrera moderna lösningar. Startsidan kanske helt missar att fånga upp de viktigaste interna behoven, vilket färgar användarnas inställning till hela intranätet.

Här ger vi dig några grundläggande tips till hur du formar intranätet till en riktig honungsfälla, med syfte att stärka och effektivisera internkommunikationen.

Gör medarbetarna beroende

Du kanske inte tycker att något av ovanstående problem stämmer in på ert intranät. Det är rent av supermodernt, optimerat för mobila enheter och i dina ögon lättnavigerat. Men om besöksfrekvensen är låg och organisationen upplevs som oinformerad, splittrad och oengagerad, så finns det uppenbara brister i er interna kommunikation. Med stor sannolikhet kan en ny kommunikationsstrategi och en omstrukturering av intranätet bota.

Hur den nya strategin ska utformas beror helt på hur verksamheten ser ut och hur stor den är, om ni finns över hela världen, nyligen fusionerats etc. Det är ett omfattande och komplext område, som vi spar till en framtida bloggpost.

Även intranätets struktur och funktion behöver också anpassas till verksamhetens unika egenskaper och behov, men det finns flera gemensamma framgångsfaktorer. Målsättningen bör vara att göra medarbetarna beroende av intranätet. Lyckas du med det så kan ledningen förlita sig på att intranätet gör jobbet att hålla medarbetarna informerade om det senaste och det viktigaste.

Städa, släng och sätt intranätet på en strikt diet

Över tid har ett intranät en benägenhet att svälla i alla riktningar. Nya dokument, inlägg, under- och landningssidor, bilder, filmer och annan media adderas dygnet runt. Till slut växer det till en svårgenomtränglig klump av färsk, dubblerad, redundant och inaktuell information. Ju fetare klumpen är, desto större är risken att medarbetarna missar kritisk information och att de undviker intranätet. Än värre är det om de inte vågar lita på informationen, vilket är risken om det finns flera versioner av samma information.

För att undvika klumpbildningen måste strikta leanrutiner för all informationshantering och publicering införas och hållas efter. Till exempel bör det finnas informationsägare inom respektive verksamhetsområde som ansvarar för städning och uppdatering. En intranätredaktör kan oftast inte ensam värdera och validera all information. Inlägg, dokument och sidor med begränsad livslängd bör ha ett avpubliceringsdatum. Genom katalogisering och gemensamma rutiner för skapande av ny information kan dubbletter undvikas. Med ett integrerat dokumenthanteringssystem blir också arbetet att hålla intranätet välstädat betydligt enklare.

När du väl fått struktur och rutiner på plats så återstår det svåraste. Viktigast av allt är att alla publicister, vilket kanske omfattar hela organisationen, följer reglerna. Här krävs kontinuerliga informationsinsatser och utbildning för att hålla intranätet fortsatt trimmat och slimmat.

Vill du veta mer? Boka din plats på On-Demand webinariet "Den bästa vägen till ett utmärkt intranät i Office 365 och SharePoint" eller ladda ned dokumentet "45 viktiga frågor om den digitala arbetsplatsen".

Gör intranätet tillgängligt för alla. Alltid.

Idag, när i stort sett alla till och med sover med sina mobiltelefoner, är mobilanpassning helt avgörande för att hålla internkommunikationen effektiv. Även om medarbetarna på din arbetsplats spenderar större delen av arbetsdagen framför en dator, så spelar mobiltelefonen en betydligt större roll i deras liv. På många arbetsplatser saknar också medarbetarna skrivbord och dator. Där är mobilen, och i vissa fall läsplattan, den enda kommunikationsenheten. Att tänka mobilt, ur ett användarperspektiv, är därför A och O för att få till ett intranät som alla gillar.

Tillgänglighet handlar också om behörighet. Att släppa all information fri till alla fungerar oftast inte. Viss känslig information är enbart till för ett fåtal. Dessutom finns integritetsregler att ta hänsyn till. Men målet måste ändå vara att göra så mycket som möjligt tillgängligt för så många som möjligt. Transparens och öppenhet leder vanligtvis till ökat medarbetarengagemang och gör ”skutan” lättare att styra. Att ständigt revidera informationsbehörigheten är därför ett framgångsrikt honungsrecept. Ytterligare ett sätt att förbättra tillgängligheten är att strukturera informationstillgången efter roller, processer och ansvar, då det gör kommunikationen effektivare och informationssökandet enklare.

Navigation för effektivare kommunikation

Många, framförallt äldre, intranät är ofta svårnavigerade. Hemsidan fokuserar kanske på behov som var viktigare förr och har inte hängt med i verksamhetens utveckling. Här ska de mest prioriterade verktygen, den viktigaste informationen och ingångar till fokusområdena finnas. Tydligt och luftigt. Till exempel kan återkommande event läggas på en egen landningssida istället för att kladda ned hemsidan. Övrigt innehåll och menystrukturen bör också regelbundet revideras utifrån aktuella kommunikations- och operativa processer och medarbetarnas önskemål.

Att se över sökfunktionen är också av central betydelse för att göra intranätet mer populärt och relevant information lättare att hitta. När sökträffarna blir för många, med likartad information, stjäl det både tid och lust. Förutom att slipa till sökfunktionens inställningar, med t.ex. självifyllande förslag på sökfraser, krävs en genomtänkt sökordsoptimerad struktur på all publicerad information för att förbättra sökresultaten. Konkret innebär det bland annat att inlägg och sidor bör ha rätt sökord i rubriker och ingresser, träffsäker metainformation, kategorisering och taggning.

Ge intranätet färg och liv

Ett intranät som är översållat med text, har få bilder, saknar filmer och är skrivet på kanslisvenska kommer att dö digitaldöden inom en snar framtid. Vill du få budskap att fastna lätt, en optimerad produktion och en informationstörstig organisation måste du ge intranätet liv. Det handlar om att föda det med ny information kontinuerligt, krydda det med inspirerande filmer och bilder och att forma det efter verksamhetens unika karaktär, kultur och värderingar. Språket ska vara lättsamt och träffande så att medarbetarna känner sig hemma. Fundera också på hur olika budskap framförs för att få dem att landa rätt. Till exempel är det betydligt roligare att ta del av ledningens nya vägval inför framtiden via en video än en formell skrivelse. Det blir mer personligt och sporrar till delaktighet i betydligt högre grad än vad en pressrelease kan göra.

Följ vår blogg för att få fler tips om hur internkommunikationen kan vässas med ett vassare intranät.

Vill du veta mer? Boka din plats på On-Demand webinariet "Den bästa vägen till ett utmärkt intranät i Office 365 och SharePoint" eller ladda ned dokumentet "45 viktiga frågor om den digitala arbetsplatsen".