Ta första steget mot en mer engagerande (digital) arbetsplats

En arbetsgivares tveklöst viktigaste uppgift att hålla medarbetarna motiverade, lustfyllda och engagerade för att optimera produktiviteten, hålla kunderna nöjda och lönsamheten god. Det är även en av de svåraste uppgifterna. Men med ett välstrukturerat, modernt och levande intranät kan arbetet förenklas. Här hjälper vi dig att ta första steget mot en mer engagerande arbetsplats.

Medarbetarengagemanget kan stärkas på en rad olika sätt. Att skapa en trivsam arbetsmiljö där medarbetarna både får arbetsro och stimulans är givetvis en av de viktigaste åtgärderna. Men lika viktigt är det att skapa en arbetssituation där människor känner att de kan utvecklas, påverka, styra sin tid och är en i gänget. Annars blir det svårt att få alla att gå i samma riktning. Och istället för att fokusera på tillväxt och förbättringar tvingas ledningen släcka konflikthärdar och försöka hålla en hög personalomsättning i schack.

En av ledningens absolut effektivaste verktyg för att införliva mål, strategier och värderingar samt skapa processer och kommunikationsstrukturer som kan stärka engagemanget är intranätet. Det gäller bara att forma och använda det på rätt sätt. Vad som är rätt kan skilja mellan en verksamhet och en annan. Det finns dock ett antal enkla psykologiska grundprinciper som är gemensamma för alla verksamheter. Här tar vi upp några av de viktigaste i ditt första steg mot ökat medarbetarengagemang.

Större flexibilitet = högre produktivitet

Inte alla arbetsgivare litar på att deras anställda sköter sina jobb som de ska utan uppsikt av en chef eller utanför den fysiska arbetsplatsen och normala arbetstider. Gissningsvis har dessa arbetsgivare inte prövat sina fördomar. De skulle bli förvånade om de gjorde det, för i de allra flesta fall är det precis tvärtom.

Där medarbetarna har möjlighet att själva styra över sin tid och var arbetet utförs är oftast engagemanget och produktiviteten större jämfört med mindre flexibla arbetsplatser.

Intranätet i sig och alla dess smarta funktioner hjälper dig att skapa en mer flexibel arbetsplats. Till exempel blir den fysiska platsen mindre viktig när medarbetarna kan ha virtuella möten och dela, visa och arbeta tillsammans i gemensamma dokument över intranätet. Det finns många smarta digitala mötesverktyg som gör virtuella möten och samarbeten mer effektiva än fysiska. Även medarbetarnas tidsplanering effektiviseras och förenklas med smarta och delade kalendrar och tidsregistreringssystem på intranätet.

Transparens är A och O

En öppen, ärlig och inkluderande kommunikation skapar delaktighet på bred front. När medarbetarna vet att ingenting, med undantag för viss känslig legal information, undanhålls dem och att informationen inte är falsk, tillrättalagd eller tillsnyggad så lyssnar de. Uppmärksamt och intresserat. För då känner de sig inbjudna, betrodda och fullvärdiga medlemmar i verksamhetens framtidsbygge. Öppenhet och ärlighet går också, som du vet, åt två håll, så är ledningen öppenhjärtig kommer medarbetarna att bemöta det med samma mynt.

När alla vet, eller åtminstone har möjlighet att veta, allt som händer och kommuniceras i verksamheten uppstår inte bara en större delaktighet. Det leder även till fler synergier och en högre innovationskraft eftersom fler människor, med olika kompetenser, blir medvetna om saker som behöver förbättras eller problem som söker lösningar.

Intranätet är därför den givna platsen att kanalisera all information och genom att kategorisera och tagga informationen blir det enkelt för medarbetarna att snappa upp det mest relevanta i flödet.

Vill du veta mer? Boka din plats på webinariet "Den bästa vägen till ett utmärkt intranät i Office 365 och SharePoint" eller ladda ned dokumentet "45 viktiga frågor om den digitala arbetsplatsen".

Uppmuntra aktivt och frivilligt deltagande

Att hålla diskussionsforum så öppna, inbjudande och transparenta för alla i organisationen är också en bra strategi för att få så många som möjligt engagerade. Samma sak gäller för olika typer av förbättrings- och frivilliga projekt.

Människor mår bra av att ge lite av sin tid till ändamål som inte nödvändigtvis har en utlovad belöning i slutet av resan. Att dela med sig av sin kunskap och tid för att andra ska få det bättre gör gott i själen. Det gäller både externa insatser, för till exempel utsatta människor, liksom interna aktiviteter, som förbättringsprojekt. Det är inte ovanligt att när en person väl engagerat sig i ett frivilligt, oavlönat, projekt så blir det snart en självklarhet att dyka in i fler eller att kliva in i ett nytt projekt när det första avslutats. En annan bieffekt är att det frivilliga engagemanget även påverkar medarbetarnas intresse och lust att involvera sig i andra operativa och strategiska verksamhetsfrågor.

Försök därför att skapa bra förutsättningar för medarbetarna att delta i frivilliga projekt och uppmuntra dem till att själva ta initiativ till nya. Intranätets kraftfulla samarbetsverktyg gör det mycket enkelt att starta och bjuda in till nya projekt, administrera medlemmar, moderera diskussioner samt planera och följa upp aktiviteter.

Gör målen tydliga och synliga

Om medarbetarna inte vet vilka mål som ska uppnås är det svårt att skapa enighet och att få dem att göra rätt prioriteringar i rätt tid. Mejl, informationsmöten och lappar i fikarummet i all ära, men en konsekvent och tydlig målformulering, som upprepas i alla sammanhang, forum och samarbetsprojekt på intranätet är bättre. Då säkerställer du att målen når alla och att de nöts in via det dagliga användandet på intranätet.

När medarbetarna kan och förstår den övergripande strategin, liksom de kort- och långsiktiga målen, blir det lättare att få dem engagerade och delaktiga i både förbättringsarbete och svåra beslut.

Social hälsa ger en frisk organisation

Ett arbete är så mycket mer än produktion, möten, semester och lön. Det är en plats där många spenderar en stor del av sin vakna tid. För att sudda ut alla referenser till grottekvarnar och ekorrhjul behöver det sociala ramverket noga ses över, gärna i kombination med en hälsoinriktad aktivitetspalett. Visst kan man låta medarbetarna själva hitta varandra och ordna spontana sociala aktiviteter som skapar en trivsam social miljö, men varför chansa på att det löser sig självt?

Det behöver inte kosta särskilt mycket att skapa en sund social struktur med återkommande aktiviteter. Enkla saker som att göra gemensamma promenader, löprundor, besök i simhallar eller konstvandringar kostar nästan inget, men betyder oerhört mycket för gemenskapen och hälsan.

Intranätet innehåller många funktioner och enkla formulär för att skapa och bjuda in till events, anordna tävlingar, hantera deltagarlistor, skicka påminnelser med mera. Dessutom kan inbjudningar kopplas till medarbetarnas kalendrar så att inbokade aktiviteter inte glöms bort.

Det behöver knappast påpekas, men ju roligare dina medarbetare tycker att arbetsplatsen är, desto mer engagerade blir de. Till på köpet får du en friskare organisation.

Vill du veta mer? Boka din plats på webinariet "Den bästa vägen till ett utmärkt intranät i Office 365 och SharePoint" eller ladda ned dokumentet "45 viktiga frågor om den digitala arbetsplatsen".