Starkare medarbetar-engagemang med socialt intranät

Nyckeln till ökad produktivitet, kostnadseffektivitet och lönsamhet hittar du nästan alltid hos medarbetarna, eller mer precist – i deras engagemang och delaktighet. Kan du på bred front öka medarbetarengagemanget kommer produktivitetshöjningen lika säkert som julen. Med ett socialt intranät kan du frigöra verksamhetens potential för kunskapsutbyte, nytänkande och delaktighet.

Det spelar ingen roll hur fina, glänsande och lovande strategier och affärsplaner ledningen än tar fram om inte medarbetarna ”är med på tåget”. Om det är svårt att skapa engagemang, att enas kring beslut och att få majoriteten att gå åt samma håll finns det strukturella, kommunikativa och kanske organisatoriska problem. Ett intranät löser inte de strukturella problemen, men kan väl överbrygga dem. Framförallt fungerar ett socialt intranät som plattform för en inkluderande, öppen, transparent och gränsöverskridande kommunikation.

När alla kan kommunicera fritt och enkelt med alla och allas röster och idéer väger lika i organisationens åsiktskorg så uppstår nya synergier, otyglad kreativitet och ökat engagemang.

På intranätet är alla jämlikar

Rätt utformat, strukturerat och förvaltat leder ett intranät till effektivare intern kommunikation och samarbete, förenklad informationshantering, bättre kunskapsutbyte och ökad delaktighet. I det traditionella intranätet kanaliseras informationen uppifrån och ned, vilket egentligen bara härmar den gamla analoga kommunikationsstrukturen. Informationen blir mer lättillgänglig, men medarbetarnas engagemang stimuleras inte.

Att via intranätet kunna sprida och hitta information snabbt och enkelt, genom roll- och uppgiftsorienterade funktioner, skapar givetvis enorma effektivitetsvinster. Men det sociala intranätets förmåga att låsa upp matriser, enhets- och befattningsgränser, lönegrader och andra strukturer som tidigare bromsat internkommunikationen ger kanske ännu större vinster.

Internet i sin helhet och sociala medier i synnerhet har visat hur digitaliseringen har brutit ned barriärerna som tidigare förhindrade kommunikation mellan vissa grupper och individer. Idag kan vem som helst växla några ord med presidenter, företagsledare, Dalai Lama eller till och med påven via sociala medier. Bakom tangentbordet blir vi digitala jämlikar och kan diskutera fritt och öppet utan att personliga attribut hindrar eller stör kommunikationen.

Samma sak händer i ett levande socialt intranät där medarbetarna uppmuntras att delta i samtalen, bidra med sina idéer, lösa problem i chattar och diskussionsforum och ta initiativ till förbättringar. Det är mer regel än undantag att fler deltar aktivt i samtalen och att diskussionerna blir mer lösnings- och resultatorienterade i den digitala arbetsplatsen än i den fysiska. De som har svårt att prata i grupp befrias sina hämningar och kan lättare ventilera sina åsikter i det digitala rummet.

När människor märker att deras röst har en plats i diskussionerna växer inte bara deras självförtroende utan även deras intresse för verksamheten och dess framtid. Det mynnar ut i en positiv spiral av deltagande och engagemang. Ju mer bekräftelse du får desto mer aktiv blir du.

Anpassa den digitala arbetsplatsen efter roller och behov

Den digitala arbetsplatsen måste, på samma sätt som den fysiska, anpassas efter medarbetarnas behov och önskemål, för att trigga deras arbetslust och engagemang. Det kan till exempel vara skillnad på informations- och kommunikationsbehoven i ett vårdföretag jämfört med ett finansbolags. I vårdföretaget spelar kanske ärende- och dokumenthanteringssystemet och forumet för arbetsbyten de mest centrala rollerna på intranätet. I finansbolaget kanske det är de legala diskussionsforumen och börschattarna som lockar till sig störst intresse.

För att säkerställa att intranätet används optimalt och leder till ett ökat medarbetarengagemang måste det göras attraktivt, användarvänligt, uppgiftsorienterat och verksamhetsanpassat. I ett socialt intranät kan till exempel informationsflödet anpassas efter medarbetarnas roller, behörigheter och prefenser. Det innebär att de lättare hittar relevant information och slipper vada sig genom informationsfloden.

När det går snabbt och är enkelt att hitta rätt information används intranätets verktyg oftare och medarbetarna blir mer positivt inställda till utforska hela intranätets repertoar. Och ju mer en medarbetare använder intranätets praktiska funktioner i det dagliga arbetet, desto mer benägen är hen att delta aktivt i olika forum och diskussioner. Nyfikenheten övergår snart till en vana och ett behov av att vara ständigt uppdaterad, engagerad och en bidragande kraft i olika sammanhang.

Vill du veta mer? Boka din plats på webinariet "Den bästa vägen till ett utmärkt intranät i Office 365 och SharePoint" eller ladda ned dokumentet "45 viktiga frågor om den digitala arbetsplatsen".

Frigör innovationskraften

Om ingen vet vilka kunskaper eller talanger du besitter, utöver det som går att utläsa av din arbetsbeskrivning, är risken stor att de inte kommer till användning. Det är tråkigt för dig och en resursförlust för verksamheten. Med en väl dokumenterad kompetensprofil på intranätet tillhör den här typen av outnyttjade resurser gårdagens problem. Beslutsfattare och medarbetare kan enkelt hitta kunskap, erfarenheter och ledig kapacitet genom intranätets smarta kompetenssökfunktioner.

Överhuvudtaget blir kunskapsutbytet effektivare i en verksamhet med ett aktivt, strukturerat och socialt intranät. Medarbetarna delar gärna med sig av sina kunskaper och erfarenheter om det finns bra forum för det. De ser också intranätet som förstahandskälla för att hitta kunskap och kompetens om sökfunktionen är lättanvänd och kunskapsdatabasen är välfylld. Det senare kräver förstås en medveten och konsekvent strategi för att uppmuntra medarbetarna att uppdatera sina kompetensprofiler och att dela med sig av sina kunskaper. Databaserna fyller sig inte själva...

När det är enkelt att via intranätet få svar på komplexa problem eller att hitta udda kompetenser och när medarbetarna gärna bidrar med kunskap och idéer kommer innovationskraften att blomstra.

Feedback och transparens stimulerar delaktighet

I många fikarum förs det livliga diskussioner om verksamhetens situation och förbättringsområden. På gott och ont, för tyvärr når idéerna ofta inte vidare ut till vare sig beslutsfattare eller övriga medarbetare. När diskussionerna istället drivs på intranätet, med full transparens, når det alla berörda. Det skapar större delaktighet och minskar risken att bra förslag stannar i fikarummet.

Få saker sporrar till ökad motivation och engagemang som feedback. Samtidigt är ingenting så förödande för medarbetarengagemanget som bristande återkoppling. Glöm därför inte att skapa processer som säkerställer feedback och uppföljning i alla forum och sammanhang där medarbetarna uppmuntras att vara aktiva och bidra. De goda intentionerna kan annars ge motsatt effekt.

Vill du veta mer? Boka din plats på webinariet "Den bästa vägen till ett utmärkt intranät i Office 365 och SharePoint" eller ladda ned dokumentet "45 viktiga frågor om den digitala arbetsplatsen".

Prenumerera

Prenumerera på uppdateringar.