Sätt användaren i förarsätet för att lyckas

En Digital Workplace-portal ger enbart nytta om den faktiskt används. Hur får man en anställd att uppskatta den digitala arbetsplatsens portal och känna att den bidrar positivt till hens förmåga att utföra sitt arbete? Robert Lindgren har en mångåriga erfarenhet av att införa digtala arbetsplatser. I detta blogginlägg beskriver han tre faktorer som påverkar användares nöjdhet, och därmed graden av användande: Synlighet, Delaktighet och Relevans.

illustration av de tre områdena synlighet, delaktighet och relevansVår portallösning Omnia Intranet fokuserar specifikt på tre områden som väger tungt för att få en välanvänd lösning; Synlighet, Delaktighet och Relevans. I den här bloggposten går jag igenom ett antal delar av Omnia och Office 365 som tillsammans säkerställer att en portal blir använd, ofta, av många och under en lång tid. 

Synlighet

vyn mitt konto i OmniaDet är viktigt att en anställd känner sig som en del av de lösningar hen använder i sitt arbetsliv. I Omnia finns varje medarbetare representerad på flera sätt. Längst upp på varje sida visas medarbetarens bild och namn. Härifrån ges enkel åtkomst till Delve, medarbetarens egen profilsida i Office 365.

Vy i delve

Det är även enkelt att hitta information om andra medarbetare via snabbsökfunktionen som finns tillgänglig i Omnias sidhuvud. Klickar användaren på en persons namn i sökresultatet öppnas Delve och användarens profilsida med mer kontaktinformation visas.

Vy av Snabbsök i omnia

Det går också att söka efter medarbetare utifrån deras roll, organisationstillhörighet eller kunskaper för att knyta nya kontakter och dela kunskap.

Personsök i Omnia

Delaktighet

Det räcker såklart inte med att de anställda syns i portalen. Det är även viktigt att de känner sig delaktiga och aktivt kan bidra i den digitala arbetsplatsen.
Omnia, tillsammans med Office 365, lägger stor vikt vid samarbete och kommunikation (både strukturerad och ostrukturerad sådan).

Startsidan i en typisk Omnia-portal inbjuder direkt till konversation via det inbäddade Yammer-flödet. Här kan medarbetare kommunicera med varandra på ett väldigt fritt sätt som de känner igen från olika sociala media.

Nyheter har traditionellt sätt en viktig roll i en portallösning. I Omnia ges medarbetarna möjlighet att interagera med de nyheter som presenteras för dem genom gilla-markeringar och kommentarer. Det är också enkelt att dela en nyhet vidare till en kollega.

Stora delar av startsidan i Omnia Intranet kan dessutom drivas av att medarbetare är aktiva i olika SharePoint-samarbetsytor och Teams i Office 365. Något som både ger en känsla av delaktighet och relevans.

Relevans

Viktigast av allt är att medarbetare upplever att den digitala arbetsplatsen hjälper dem att utföra sitt arbete. Det kräver att den information som presenteras för användaren upplevs som relevant och uppdaterad.

Omnias startsida fokuserar starkt på personalisering och att den information som finns är relevant för medarbetaren. Grovt kan startsidans komponenter delas upp i två kategorier: Information och Arbete.

Information

Som tidigare nämnt är nyheter av olika slag ofta en viktig del av en Digital Workplace-portal. För att den anställda ska uppleva nyhetsflödet som relevant är det viktigt att skydda hen från nyheter som inte är intressanta. Omnia arbetar med två koncept för att säkerställa detta: Målgruppstyrning och prenumerationer.
Målgruppstyrning innebär att nyhetsredaktörer pekar ut vilken målgrupp en nyhet riktar sig till. Det kan göras på grupptillhörighet eller användaregenskaper som t.ex. roll, avdelningstillhörighet och placeringsort.
Prenumeration innebär att medarbetare själva talar om för Omnia vilka typer av nyheter de är intresserade av.

Nyheter som matchar användarens målgrupp och prenumerationer visas sedan automatiskt upp på startsidan.

Omnias startsida

Startsidan i Omnia kan också, bland annat, hämta upp Team News och Meddelanden från samarbetswebbplatser och Teams som medarbetaren är delaktig i, visa kalenderhändelser riktade till medarbetaren samt visa viktiga meddelanden när något akut har hänt som påverkar medarbetaren t.ex. i egenskap av sin roll eller placeringsort. Även banners kan placeras ut på startsidan för specifika målgrupper för att presentera relevant information. 

Megamenyn, placerad högst upp på sidan, gör det enkelt för medarbetaren att strukturerat söka efter information, samtidigt som snabbsöks-funktionen möjliggör enkel ostrukturerad sökning.

Arbete

Omnia innehåller också ett antal komponenter som gör det enklare för medarbetare att få en överblick över sitt pågående arbete.

Via "Mina länkar"-ikonen i sidhuvudet för användaren snabb åtkomst till andra system i den digitala arbetsplatsen (baserat på t.ex. roll, organisatorisk tillhörighet eller grupptillhörighet) och har också möjlighet att själva lägga till egna länkar till system och verktyg.

mina länkar i omnia

Notifieringspanelen på startsidan gör medarbetaren uppmärksam på aktiviteter i de samarbetsytor och Teams hen är del av. Bland annat rullas uppgifter tilldelade till medarbetaren i SharePoint och Teams upp i en överskådlig vy.

Notifieringspanelen I Omnia

De dokument som medarbetare senast uppdaterat finns lätt åtkomliga och en lista över de dokument som andra medarbetare nyligen uppdaterat i gemensamma samarbetsytor eller Teams presenteras också på startsidan.

mina senaste dokument

Funktionen "Mina webbplatser" som nås via sidhuvudet gör det enkelt att hitta de samarbetsytor som den anställde tillhör. Härifrån markerar hen även de samarbetsytor som är extra viktigt för hen genom att pinna dem som favoriter.

Summering

Ska ni lyckas med er digitala arbetsplats och säkerställa högt användande och nöjda anställda så måste ni sätta användaren i förarsätet.

Hör av dig till oss så berättar vi gladeligen mer om Office 365 och de möjligheter som Omnia erbjuder.

Robert Lindgren

Robert Lindgren jobbar som Office365- och SharePointkonsult på Precio Fishbone.

robert.lindgren@preciofishbone.se

Prenumerera

Prenumerera på uppdateringar.

Du har väl inte missat våra webinarier?

Vill du veta mer om hur Omnia fungerar och hur Omnia kan hjälpa din organisation? Om så är fallet är du välkommen att delta på ett av våra populära webinarier. 

Du hittar datum, dagordning och anmälningsblankett i vårt Kunskapsbank