10 budord för att lyckas med dokumenthantering

Lars Blixt, projektledare och dokumenthanterings specialist listar tio saker som du måste tänka på för få ordning och reda på organisationens dokument och för att lyckas med ditt dokumenthanteringsarbete i SharePoint och Office 365.

1. Du skall alltid vårda din dokumenthanteringprocess

Vill ni ha ordning och reda, börja med att definiera er dokumenthanteringsprocess. Det kan tyckas enkelt men när man man börjar ställa de grundläggande frågorna så inser många att det krävs ett gediget arbete. Vem skapar dokumenten? Vad har vi för typer av dokument? Hur vet vi att det dokumenten gäller? Hur ofta ska vi revidera till exempel styrande dokument och vem ansvarar för det?

2. Du skall alltid äga din dodumenthanteringsprocessen

Har vi en process måste det också finnas en ägare till processen. Utan en ägare blir det ingen styrning, utan styning ingen ordning på era dokument.

3. Du ska alltid ha en vision

Dokumenthantering är en komplex och övergripande fråga, ganska ofta försöker man få in så mycket som möjligt i ett dokumenthanteringsprojekt, men risken är stor att luften går ur projektet om man försöker att svälja hela projektet i en tugga. Sätt upp en långsiktig vision kring dokumenthanteringen, men sätt upp kortsiktiga mindre mål, vad ska vara genomfört de närmaste månaderna. 

4. Du skall alltid arbeta med din metadata

Metadata är centralt i ett dokumenthanteringsprojekt. Vad har vi för dokument?, Hur gör vi så att användarna kan hitta ”rätt” dokument ”lätt”? Det finns inga genvägar, utan ett strukturerat arbete med att gå igenom begrepp, värden och metadata så hävdar jag att man famlar i mörkret.

5. Du skall alltid använda mallar

En av nycklarna till att få användarna att arbeta på ett liknande sätt och få en struktur är att använda sig av mallar. Dessa mallar ska ha fördefinierade metdata, layout och typsnitt. Använder vi oss av mallar på rätt sätt kommer organisationen att få mycket ”gratis” och varje användare slipper att uppfinna hjulet på nytt.

6. Du skall alltid strukturera och kategorisera dina dokument

När ni arbetar med er dokumenthanteringsprocess, så gå en nivå djupare och analysera vilka typer av dokument som produceras i er organisation. Särskilj de styrande dokumenten, de har oftast en styrd process med ett godkännandeförfarande. Organisationen ska kunna lite på att dokumenten som de hittar på till exempel intranätet faktiskt är det senast gällande. Har ni inte delat in era dokument i kategorier kommer ni inte kunna styra dokumenthanteringsprocessen, har ni ingen styrning får ni heller ingen ordning...

7. Du skall alltid ha ett holistiskt perspektiv

För att ett dokumenthanteringsprojekt ska fungera krävs att flera separata delar fungerar tillsammans. Oftast blir det aldeles för stort fokus på tekniken. Jag hävdar att en organisation måste arbete med följande fyra delar.

  1. Teknisk lösning
  2. Definiera arbetsprocess och rutiner
  3. Få med slutanvändarna genom delaktighet och utbildning
  4. Ledningen måste visa att dokumenthantering är viktig och ska prioriteras

8. Du skall alltid ha kontroll på tillgängligheten

I organisationen finns ofta olika uppfattningar kring hur information ska delas och spridas. Att sätta upp behörigheter och särskilja dokument som anses vara sekretessbelagda blir nästan alltid ett problem i slutet av projektet. Definiera dessa krav tidigt i projektet så finns möjligheten att den tekniska lösningen inte blir så dyr och komplicerad.

9. Du skall alltid priotera dina egna resurser

För att dokumenthanteringsprojekt ska fungera krävs det att nyckelpersoner frigörs från delar av deras ordinarie arbetsuppgifter under projekttiden. Det fungerar inte att ha kvar alla sina gamla arbetsuppgifter om man ska arbeta engagerat med dokumenthanteringsprojektet. Lösningen är inte heller att ta in fler konsulter, när konsulterna lämnar organisationen, måste det finnas personer kvar i organisationen som har arbetat och förstår frågeställningarna kring dokumenthantering, annars är risken stor att luften går ur organisationen när projektet avslutas. 

10. Du skall alltid arbeta långsikt med din förändring

Att arbete med ett dokumenthanteringsprojekt är väldigt mycket att arbeta med ett förändringsprojekt. Har organisationen arbetat med mappar i 30 år och ska enbart börja arbeta med metadata så krävs det mycket stöd för att göra den förflyttningen. Centrala delar här är kommunikation, utbildning, information och delaktighet. 

Lars Blixt

Jobbar på Precio Fishbone som projektledare och strateg. Specialist inom området dokumenthantering.

lars.blixt@preciofishbone.se

Du har väl inte missat våra webinarier?

Vill du veta mer om hur Omnia fungerar och hur Omnia kan hjälpa din organisation? Om så är fallet är du välkommen att delta på ett av våra populära webinarier. 

Du hittar datum, dagordning och anmälningsblankett i vårt Kunskapsbank

Prenumerera

Prenumerera på uppdateringar.