RPA skapar snabbrörlighet och verksamhetsnytta på kort tid

Tänk att slippa alla tråkiga och monotona arbetsuppgifter och till på köpet bli mer snabbfotad och spara pengar! Det låter för bra för att vara sant, men faktum är att många verksamheter upplever just detta. Det bästa av allt är att det varken är dyrt eller tar lång tid att förverkliga. Med hjälp av Robotic Process Automation realiseras högre flexibilitet och verksamhetsförbättringar på kort tid.

När ett företag eller en organisation vill effektivisera och förbättra verksamheten finns flera vägar att gå. Processer kan trimmas och nya arbetssätt och system kan utvecklas eller förändras. Att utveckla ett nytt IT-system eller förändra ett befintligt är vanligtvis förenat med stora kostnader och långa ledtider.

Det finns en genväg. Du kan robotisera processer och manuella arbetsrutiner med hjälp av så kallad Robotic Process Automation, RPA.

En virtuell medarbetare betalar sin egen lön efter några månader

RPA innebär att du med hjälp av en digital robot automatiserar repetitiva och regelstyrda manuella processer. Det kan handla om att analysera och bearbeta rapporter, göra avstämningar mellan fakturor och bankinbetalningar, uppdatera prislistor eller kontrollera att uppgifterna i ett register stämmer. Enkla och monotona uppgifter som kan imiteras av en robot.

I många organisationer betraktas en RPA-robot till och med som en virtuell medarbetare eftersom roboten befriar dem från manuella och ofta tråkiga arbetsuppgifter. Dessutom brukar man ofta styra och kommunicera med roboten via e-post, vilket spär på känslan av att den är en i laget.

Till skillnad från övriga medarbetare kan roboten arbeta dygnet runt alla dagar på året och betalar, efter en tid, sin egen lön. Det går nämligen fort att realisera kostnadsbesparande eller intäktsgenerande effekter med RPA.

Lösningen bygger på en färdig plattform, som till exempel UiPath eller Microsoft Power Automate, vilket innebär att ingen traditionell systemutveckling krävs. Utvecklingsarbetet handlar främst om att identifiera och kartlägga de processer som roboten ska utföra och sedan konfigurera den så att processerna utförs korrekt.

RPA är lika genialt som det är enkelt. Istället för kostsamma och utdragna förstudier, process- och systemförändringar kan roboten avlasta organisationen och genomföra befintliga processer i nuvarande IT-miljö. Inget behöver förändras, förutom förvärvet av en ny digital medarbetare.

Enligt vår erfarenhet tar ett RPA-projekt i genomsnitt 20 till 150 timmar från idé till driftfärdig automation. Vid mer komplexa processer kan det förstås ta längre tid att kartlägga och att konfigurera systemet, men då handlar det oftast om processer som styrs av analyser och överväganden.

Med andra ord blir en robot ofta lönsam redan efter några få månader. I våra projekt har vi sett en återbetalningstakt på mellan 3 till 15 månader, med ett genomsnitt på 6 månader.

Ett enkelt alternativ till integrationsmotor

En RPA-lösning kan också användas för att stödja nya eller förändrade processer. Om till exempel nya rutiner och processer ska införas kan en robotisering vara ett alternativ till att anställa eller lägga de nya arbetsuppgifterna på befintlig personal. Många organisationer som infört RPA upplever att de får tid över till mer kvalificerade arbetsuppgifter som tidigare inte hanns med. Ofta leder det till ytterligare verksamhetsförbättringar, snabbare förändringsbenägenhet och i många fall nya intäktsmöjligheter.

Det är också vanligt att använda RPA som en integrationslösning för att sy ihop kommunikationen mellan två eller flera system. Att införa och programmera en integrationsmotor eller att ändra i olika system för att få dem att utbyta data är relativt komplext, kostsamt och tidskrävande. Med RPA kan istället informationen skyfflas mellan systemen på samma sätt som om det görs manuellt.

En RPA-baserad integration spar därför både pengar och interna resurser, inte minst på IT-avdelningen. Roboten kan dessutom göra mer än att bara exportera och importera data i rätt format. Avancerade beräkningar, analyser och bearbetningar av data kan också göras innan det förs vidare in i ett annat system.

Roboten kan även fungera som testpilot för att pröva olika integrationer innan utvecklingen av en större systemintegration påbörjas. På detta sätt kan till exempel bristfälliga processer identifieras och hela integrationsflödet testas i den verkliga miljön för att se hur det bäst vävs samman.

Utifrån det här perspektivet fungerar RPA som ett verktyg för att göra en verksamhet mer snabbrörlig och flexibel. Genom att robotisera nya processer och integrationslösningar kan ett företag eller en organisation snabbt iscensätta nya affärs- och verksamhetsmodeller för att möta hot eller ta tillvara nya affärsmöjligheter.

RPA öppnar dörren till intelligent automation

Många ser RPA som ett första steg mot mer intelligent automation och hyperautomation, som kombinerar olika automationstekniker och artificiell intelligens (AI). I den RPA-plattform som vi mest använder, UiPath, finns till exempel flera verktyg som nyttjar AI-baserad funktionalitet för att automatisera avancerade analyser och beslutsfattande.

Till exempel kan du med UiPaths verktyg Task Mining identifiera processflöden som kan robotiseras med god avkastning. Och med verktyget Document Understanding kan en robot hitta, läsa, tolka och bearbeta information i bland annat pdf-dokument, bilder och till och med handskrivna dokument.

Vi har bara sett början på vad robotisering och AI i administrativa verksamhetsprocesser kan åstadkomma. Utvecklingen på området går rasande fort och allt fler företag och organisationer anammar RPA för att effektivisera, öka kvaliteten och bli mer snabbrörliga. Att virtuella medarbetare snart finns överallt för att underlätta vårt arbete och bolla idéer med är inte längre science fiction.