img01
// Energimyndigheten // Sharepoint

En totallösning i SharePoint för all ärende- och dokumenthantering

Mattias Blomstrand, IT-projektledare på Energimyndigheten, kallar det ett paradigmskifte. – Vi har gått från file shares till ett riktigt dokument- och ärendehanteringssystem i SharePoint, förklarar han. Tanken är att hela flödet ska vara digitalt om ett år.

Projektet började för närmare fem år sedan. 
– Huvudsyftet var att integrera vår dokumenthantering med vår ärendehantering, förklarar Mattias Blomstrand. Vi såg att var möjligt att göra med SharePoint. Sedan har vi också lagt till ett antal specialfunktioner.
– Dessutom går vi mot att använda SharePoint även i alla andra dokument, även interna, för att på så sätt få en gemensam totallösning för all dokumenthantering. 

Färre utbildningstillfällen och bättre sökbarhet

Systemet har cirka 400 användare och lösningen ger Energimyndigheten flera fördelar och vinster.
– Nu kan vi ha en gemensam och generell utbildning för all dokumenthantering. Kan man hantera en typ av dokument kan man nu hantera alla, säger Mattias Blomstrand.

– Vi har också bättre sökbarhet. Genom en central sökmotor hittar du enkelt alla typer av dokument. Jag ser också en stor fördel med SharePoint att vi inte bygger från grunden utan bygger med legobitar.

Nöjda med Precio Fishbone

Projektet har fungerat bra, menar Mattias.
– Vi är nöjda med Precio Fishbone. Utmaningen för en leverantör i ett sådant här projekt är att både kunna SharePoint från grunden samt förstå vår verksamhet ordentligt. Det har varit en lång resa, fem år innan full drift, men det är inte så konstigt med tanke på att vi faktiskt genomfört ett paradigmskifte och gått från file shares till riktig dokumenthantering.

Från krav till funktion

Även Krister Ranta, projektledare på Precio Fishbone, tycker att projektet gått bra.
– Energimyndigheten en väldigt bra kund, säger han. De är väldigt framåt och väldigt kreativa.
– Den stora utmaningen när systemet började byggas 2011 var att överföra deras omfattande krav och önskemål till verkliga funktioner. När det är dags att få ner det till programkod måste allt vara glasklart.



Läs mer om Sharepoint

SharePoint
SharePoint

SharePoint

Precio Fishbone är en av Sveriges mest ansedda och erfarna leverantörer av lösningar baserade på SharePoint. Med över 13 års ... ...

Läs mer
Mobilitet
Mobilitet

Mobilitet

De senaste årens intåg av smarta telefoner och surfplattor har totalt förändrat vårt sätt att söka, inhämta och bearbeta ... ...

Läs mer

Frågor om detta case?

Björn Bemgård

Skicka e-post 0706 - 03 19 34