Dokumenthanteringsparadoxen – eller inget är gratis

2017-01-23

Dokumenthantering - hur svårt kan det vara?

Det är frågan som säkert många ställer sig när de börjar diskutera oordningen och kaoset bland dokument/filer som finns i den egna organisation.

Undertecknad har varit mer eller mindre specialiserad på dokument- och projekthantering sedan drygt 10 år. Jag skulle vilja påstå att det ser ganska lika ut hos de flesta organisationer, det är bara olika grader av oordning och kaos. Alla letar vi efter den heliga graal som ska visa oss vägen ur kaoset, en del har trott att detta är SharePoint. Men allt för många inser inte att även om du har ett bra verktyg så sköter sig inte dokumenthantering av sig själv.  

Säg att du renoverar ditt kök och köper den absolut senaste köksutrustningen som skulle göra en restaurangchef avundsjuk, så betyder inte det att du per automatik kommer att laga gourmémat. Förutsättningarna finns, men har du inte kunnat laga mat innan så kommer inte ditt nya kök att hjälpa dig nämnvärt. 

Samma sak är det när du införskaffar ett program/system som ska hjälpa dig med din dokumenthantering. Detta gör endast att du har förutsättningar för att lyckas, inget sker lätt eller per automatik. Har man i organisationen ingen fastställd och accepterad rutin för hur man ska hantera dokument, kommer organisationen att fortsätta arbete som man gjorde innan programmet/systemet lanserades.

Dokumenthanteringsprojektet är först och främst ett förändringsprojekt, inte ett tekniskt projekt.  

Problemet kan sammanfattas i dokumenthanteringsparadoxen, användaren vill att det saka vara enkelt och snabbt att spara ett dokument, helst ska det inte finnas några regler alls. Jag hittar ju mina dokument, jag har koll på mina mappar och var jag sparar dokumenten. Men det är alla andra dokument som inte går att hitta.

För att kunna få ordning och reda på dokumenthanteringen krävs både regler och att användaren sätter några få egenskaper, metadata på dokumentet. Min erfarenhet är att förståelsen för att arbeta mer strukturerat med dokumenthantering kommer med utbildning och erfarenhet. Ser användarna fördelarna med att alltid snabbt kunna hitta rätt dokument, så har de större förståelse för att det krävs en viss arbetsinsats när dokumentet skapas.  

Så vad är lösningen på problemet? Som jag ser det så ska fyra delar fungera för att dokumenthanteringen ska bli framgångsrik.  

 

krav på dokumenthantering

 

  1. Det ska finnas ett system, som tekniskt svarar mot de krav som användarna och organisationen har.
  2. Processer och rutiner ska vara definierade, vad ska dokumenthanteringen stödja. 
  3. Användarna - vilka ska använda systemet, vad har de för kompetens, attityd och hur ser deras arbetssituation ut? 
  4. Ledningen - det ska finnas resurser i form av pengar och ännu viktigare personer som kan arbeta med projektet. Sedan måste ledningen vara trovärdiga ambassadörer, de ska leva som de lär.  

 

Handen på hjärtat hur ser det ut i er organisation? Är det någon som driver dokumenthanteringsfrågan? Arbetar användarna som de vill, och sparar dokument lite varstans? Dags att ta ett kliv upp till nästa nivå? Men vill ni komma ända fram, så måste ni också vara bereda att satsa på det, inte bara köpa ett nytt system.    

Lars Blixt

Lars Blixt

Dokumenthanteringsexpert

lars.blixt@preciofishbone.se